"El Cuerpo Jurídico Superior de Secretarios Judiciales: una vision sobre su nueva posición y relevancia del mismo"

Introducción

No pretendo con estas líneas demostrar o descubrir algo inédito simplemente se trata de una exposición que ayude a algunos operadores jurídicos a comprender el significado y el porqué de la figura del Secretario, son legión los que ven con claridad la función de otros operadores jurídicos como el Fiscal ,el Juez ,el Abogado del Estado e incluso los funcionarios de la Administración de justicia,pero que sin embargo no terminan de comprender el papel del Secretario dentro del organigrama judicial, papel de extraordinaria importancia que será reforzado con la nueva oficina judicial cuando entre en funcionamiento ,si es que esto termina de suceder, pues El Pacto por la Justicia que dio origen a la nonata nueva oficina judicial se basa como clave de bóveda en la figura del Secretario para la reforma de la organización de la Administración de justicia. Tras una ligera aproximación a ese significado ,paso a dejar apuntado una serie de cuestiones tales como la jurisdicción voluntaria en cuanto a más novedoso intento de adaptar los procesos a ese papel e importancia que digo tiene el Secretario tras la reforma de la justicia , proyecto que , si bien no nació , indica algo de la línea de actuación política en cuanto a la atribución de funciones al Secretario y también sirve la jurisdicción voluntaria para enlazar con el tema del Decreto como resolución novedosa del Secretario. Seguidamente la necesidad de liberar al Secretario de cuestiones tan ingentes de trabajo como el control de la cuenta judicial para que se le permita dedicarse a la que debe de ser su tarea primordial que es el impulso procesal de los procedimientos dirigiendo al personal en su tramitación, y que se le permita tener más capacidad de dirección sobre el personal a su cargo para poder ejercer de manera efectiva esa dirección técnico-procesal de la que en todo caso responde y finalmente urgir la reforma del sistema informático que es obsoleto en general y particularmente para el Secretario en lo referente a la confección de la estadística.

I. Concepto y significado

I.1 Concepto legal

Los Secretarios de la Administración de Justicia son funcionarios públicos que constituyen un Cuerpo Superior Jurídico, único , de carácter nacional , al servicio de la Administración de Justicia, dependiente del Ministerio de Justicia y que ejercen sus funciones con el carecer de autoridad.

Esta es la definición que nos aporta el art.1.1 del Real Decreto 1608/2005 de 30 de diciembre del Reglamento orgánico de Secretario Judiciales (en adelante ROSJ). Como vemos serán las funciones propias del cuerpo que tratamos en el siguiente epígrafe , las que completen esta definición algo genérica por si sola.

I.2 Origen

Por el momento, a falta de enumerar las funciones , dos aspectos me llaman la atención como elementos mas significativos del artículo que se transcribe más arriba , el primero, que están al servicio de la administración de justicia y no de los jueces y tribunales como venia siendo costumbre y el segundo , que es un funcionario que a diferencia de los demás funcionarios de la oficina judicial (gestión, tramitación y auxilio) es también autoridad ,carácter este que no concurre en aquellos y que lo distinguen de los mismos.

Tradicionalmente incluso con el RD 429/1988 venían siendo considerados un cuerpo al servicio de jueces y tribunales, el paso a servir a la Administración de Justicia entiendo los sitúa no al servicio del juez sino al lado del juez , no sirven al poder judicial sino que es una autoridad administrativa que se constituye junto al juez para dotar de autenticidad a todo lo que sucede en el proceso provenga aquello del juez, de las partes o de otros operadores jurídicos, lo que es más adecuado a su origen enraizado en ser una garantía precisamente del justiciable frente al juzgador pues garantiza la forma en que se ejecutan los actos y por ende la imparcialidad, independencia y rectitud, o no , del juzgador, en ello abunda el hecho de que el superior jerárquico del Secretario no es el juez sino el Secretario Coordinador y de éste el Secretario de Gobierno ,también el que en la fe pública es autónomo por completo, y el carácter de autoridad que es nota que adorna a la figura del Secretario actual, nota esta que es a su vez un segundo punto a destacar en la definición precedente: Ya desde Hammurabbi aparecen escribas junto a los encargados de juzgar pero estos eran esclavos que simplemente reseñaban por escrito lo que se les ordenaba plasmar ,mas próximos en sus funciones, que no en su condición, con los antiguos auxiliares de la Administración de Justicia, debemos esperar pues en nuestro derecho a las Partidas de Alfonso X el Sabio para ver una primera regulación completa de este escribano(término de escribano con connotaciones más honrosas que el de escriba) si bien no se distinguía entre fe notarial y fe judicial siendo escribano tanto el secretario judicial como el notario, si bien la denominación de secretario judicial data de 1911 (1) y es tradicional en nuestro derecho la denominación de Secretario par diversas instituciones jurídicas, las funciones de este ya aparecen recogidas en el Fuero Juzgo, Fuero Viejo de Castilla y otros fueros de ahí pasaron a las Partidas como hemos dicho , de ahí a la Nueva Recopilación y la Novísima Recopilación ,presente pues en todos los precedentes remotos citados , pasó de ahí a contemplarse en la Ley de 15 de septiembre de 1870 ,la ley de 8 junio de 1947 como precedentes inmediatos y hasta llegar sin interrupción a la actual LOPJ de 1 de julio de 1985 y sus posteriores reformas, es por tanto la del Secretario una figura de gran arraigo en la tradición jurídica española y cuyas funciones iniciales se fueron desgajando posteriormente para dar lugar a la creación del resto de cuerpos funcionariales que integran la actual oficina judicial, con la sola excepción tal vez del que deriva del antiguo alguacil.

I.3 Significado

El Art. 24 de la CE al establecer un proceso público con todas las garantías, no ha tomado como adjetivo del proceso que sea justo , lógico sino público y al acentuar la publicidad del proceso todos somos conscientes que la publicidad de todo el proceso no se agota o garantiza con el carácter de audiencia pública que tiene la vista del proceso en algunos procedimientos, sino que tan alta cuna constitucional del principio de publicidad procesal debe garantizarse con algo más sólido, permanente y durante todas las fases del proceso no solo la vista; y ahí es donde yo entiendo que entronca constitucionalmente la tarea de estos funcionarios callados que concurren junto al juzgador en toda clase de juzgados y tribunales pues su intervención como testigos cualificados de todo cuanto acontece en el proceso evita que quien juzgue lo haga en soledad necesitando el complemento de la certificación que a él se le sustrae ,además documenta en acta o en medios de grabación todo lo acontecido asegurando así que cualquiera ,aunque no hubiese acudido al plenario , u otro juez revisor, puede comprobar qué sucedió tanto en el plenario como a lo largo de la tramitación del proceso que este Secretario dirige impulsando el procedimiento y guiando a los tramitadores ,así pues un juez designado por oposición ,por lo general, de entre el pueblo soberano administra la justicia que de ese pueblo emana y otra autoridad designada igualmente de entre el pueblo soberano atestigua que , procesalmente, esa administración de justicia ha sido o no correcta y en el ejercicio de esa dación de fe es soberano y no se somete a mandato alguno .

II. Funciones

Transcribo ahora parte de la regulación reglamentaria sobre las funciones del Secretario a fin de tener una visión amplia de los cometidos de estos ,que además como dijimos termina de definir concretamente a este cuerpo funcionarial y así una vez expuesta, siquiera someramente, la regulación legal podremos entrar a valorar algunos aspectos de la misma en sede de funciones.

Se encuentra dicha regulación concretada en detalle en los artículos 5 a 12 del RD1608/2005 de 30 de diciembre:

• El art.5 determina que corresponde a los Secretarios judiciales el ejercicio de la fe pública judicial , con exclusividad y plenitud , no precisado de la intervención adicional de testigos. En el ejercicio de esta función le corresponde dejar constancia de los actos procesales que se realicen por el Tribunal o ante él a través de actas, diligencias y medios de grabación ,expedir testimonios y autorizar la expedición de poderes para pleitos.

• El art.6 otorga a los Secretarios una función de documentación que conllevará formar el expediente dirigiendo a tal fin a los funcionarios dejando en el constancia de las resoluciones que se dicten por jueces y por los propios secretarios , asi como llevar los libros de registro del juzgado.

• El art. 7 dice :Corresponde a los secretarios judiciales el impulso del proceso en los términos que establecen las leyes procesales.

A tal fin ,dictarán las resoluciones de tramitación que sean necesarias (generalmente diligencias de ordenación )salvo las que se reserven por las leyes a jueces y magistrados, cuando sea competencia del secretario dictar la resolución que pone fin al procedimiento dictará para ello Decretos( resolución aún no desarrollada en las leyes procesales), darán cuenta( reseñar que la dación de cuenta es oral salvo excepciones) a los jueces del estado del procedimiento para que aquellos dicten la resolución oportuna, y son los secretarios los que garantizaran que los asuntos se reparten entre los juzgados correctamente conforme a las normas de reparto correspondientes, son los secretarios quienes expiden los exhortos , mandamientos y despachos precisos y su intervención en lanzamientos,embargos y otras diligencias similares queda a su criterio(art.7.e).

• El art. 8 les atribuye a los secretarios la función de directores Técnico procesales de la oficina judicial y para ello los hace competentes para la organización ,gestión , inspección y dirección del personal en aspecto técnicos procesales, asegurando en todo caso la coordinación con los órganos de gobierno del poder judicial y con las comunidades autónomas que hayan recibido los traspasos de medios personales al servicio de la administración de justicia. A este fin, deberán ordenar la actividad del personal e impartir las órdenes e instrucciones que estimen pertinentes en el ejercicio de esa función, sin perjuicio de las competencias que en materia de organización y gestión de personal correspondan al Ministerio de Justicia o a las comunidades autónomas con traspasos recibidos. También hace competencia de los secretarios hacer cumplir las órdenes recibidas de los superiores jerárquicos por el personal.

• El art. 9 les atribuye funciones de colaboración y cooperación con otros órganos, en concreto asegurar la coordinación entre órganos de gobierno del Poder Judicial y comunidades autónomas con competencias en materia de justicia, y colaboraran con las comunidades autónomas en el ejercicio de las funciones de estas así como con la administración tributaria para la gestión de tributos (lo que se traduce por ejemplo en que los Secretarios controlan y remiten a la Hacienda las tasas para litigar o por ejemplo en el Registro Civil remiten los boletines de fallecimiento a las Consejerías de Hacienda y a la Seguridad Social), así mismo serán responsables de la elaboración de la estadística judicial.

• El art. 10 les concede una obviedad y es la policía de vistas cuando estas se desarrollen sólo ante él (piensese en las comparecencias de inventarios en derecho de familia por ejemplo ).

• El art.11 aglutina una serie de funciones diversas como promover el empleo de medios técnicos y audiovisuales, el archivo judicial de gestión ,el expurgo de archivos, las piezas de convicción, el deposito en la cuenta de valores ,bienes, cantidades y fianzas(vemos aquí la raíz de la función de contable del Secretario y de la atribución a éste de la gestión de la cuenta de depósitos y consignaciones) ,facilitar información a las partes y demás funciones que análogas a las anteriores les enconmienden las leyes en esta línea el art12 les atribuye las funciones que les encomienden las leyes procesales

III. Aspectos polémicos

III.1 El secretario, la jurisdicción voluntaria y el decreto

Frente a la jurisdicción contenciosa donde como su nombre indica existe una contienda o controversia entre dos partes que piden a un tercero, el juez, que lo dirima, existe una jurisdicción voluntaria en la que las partes se someten a el juez por mandato legal para lograr de éste un pronunciamiento , sin que exista cuestión litigiosaentre partes conocidas y determinadas.

Esta jurisdicción ha venido regulándose durante más de un siglo por la ley de enjuiciamiento civil de 1881 cuyo libro III versa sobre la jurisdicción voluntaria, frente a esto la ley de enjuiciamiento civil de 2000 optó por remitir a una ley especial la regulación de la jurisdicción voluntaria, hasta que tal ley aparezca sigue vigente en este punto al regulación que contiene la LEC 1881.

Los investigadores del derecho Romano suelen aceptar que la jurisdicción voluntaria surgió para evitar que los interesados para obtener una autorización o reprobación judicial tuviesen que utilizar las formas del juicio, acudiendo a simular un juicio en el que ,sin embargo, no había litigio alguno, hipótesis que debía ser frecuente pues se crearon unos jueces específicos: los jueces cartularios (2).

El art. 438.3 y 5 asi como el art.456.3y4 todos ellos de la LOPJ prevén la atribución de la jurisdicción voluntaria al Secretario Judicial, esto significa que el Secretario se convierte también en juez cartulario o en la terminología del proyecto de ley en Administrador de Expedientes ,ahora bien, esto no debe de retirar el carácter netamente procesal , y no meramente procedimental ,de la jurisdicción voluntaria garantizando un proceso con garantías , principio de audiencia y contradicción por lo que no deben de entregarse a funcionarios administrativos pues ,como digo , las garantías del art. 24 CE deben ser igualmente aplicables a la jurisdicción voluntaria .

El proyecto de ley de jurisdicción voluntaria de 27 de octubre de 2006 fue retirado en su trámite del senado y con la disolución posterior de las Cortes de 2008 murió definitivamente ,contenía bajo la jurisdicción voluntaria asuntos tanto civiles como mercantiles y se dividía en 10 títulos a saber: ,primero :disposiciones generales, segundo : administración d e los expedientes de jurisdicción voluntaria, tercero: conciliación, cuarto :jurisdicción voluntaria en materia de personas, quinto : en materia de familia, sexto en materia de derechos reales, séptimo en materia de obligaciones, octavo en materia de sucesiones , noveno en materia mercantil y décimo en materia de derecho marítimo.

La cual ya desde su exposición de motivos , en concreto el segundo, anunciaba su intención de retirar la tramitación de la jurisdicción voluntaria a los jueces, al menos en ciertos tipos de expedientes, esta modificación subjetiva junto con la delimitación objetiva de que los expedientes de jurisdicción voluntaria debían referirse solamente a derecho civil y mercantil son las líneas del proyecto decaído y su regulación, aunque nonata, anuncia cual es la intención del gobierno en cuanto a las líneas de actuación que prevé para cumplir el mandato contenido en la disposición final decimoctava de la LEC.

Y en esta exposición de motivos es donde comenzaba ya la referencia al Secretario y así tras agrupar por un lado a la jurisdicción voluntaria judicial y a la extrajudicial por otro, (la primera es la que se integra por expedientes que resuelve el juez o el secretario y la

segunda la de los expedientes que han de resolver notarios y Registradores) ,declara que estos últimos no se rigen por el referido proyecto de ley sino por la legislación hipotecaria y notarial y que los expedientes de los títulos sexto a décimo del proyecto son de resolución por el secretario judicial y ,lo que es más ,la ley proclamaba su intención expresa de ser instrumento de incremento notable de las competencias de los Secretarios judiciales en la jurisdicción voluntaria.

En esta línea expresada el proyecto atribuía a los secretarios la tramitación de todos los expedientes judiciales y la resolución además de los de conciliación,derechos reales, obligaciones , sucesiones (salvo ciertos abintestatos),y los que afecten al derecho mercantil y marítimo.

Considero excesiva la atribución general que contenía el proyecto en su art.1.2 donde daba cabida como administrador de expediente a “ otro funcionario designado” sin poner freno alguno a la extrajudicialización de la jurisdicción voluntaria ya que si bien es cierto que el juez desarrolla un exceso de funciones más halla de de la juzgar y hacer cumplir lo juzgado ,creo suficiente la tendencia que inaugura la ley orgánica 19/2003 que modificó a la LOPJ 1985 y consagra la traslación de esas funciones al Secretario cuya preparación jurídica no es fácilmente comparable a la de “otros funcionarios designados” así como el hecho de que su carácter de autoridad ,autoridad que desde antiguo ha sido precisada en la jurisdicción voluntaria y es la razón de ser de que el justiciable se someta a ella sin haber litigio alguno, no aparece en los demás funcionarios designados a los que puede referirse el precepto aludido. Añadiendose a esta singularidad el hecho de que en los juzgados de paz la conciliación la resuelve el juez de paz que ni es funcionario ni conocedor del derecho y allí ,en cambio con un rigor academicista no coherente con el espíritu del proyecto en esta materia, el funcionario gestor-secretario no puede administrar la conciliación por sí.

En cuanto a lo que concretamente se considera por el legislador atribuible a la resolución por el Secretario son los expedientes sobe derechos reales como son deslinde y amojonamiento, expedientes de dominio y el de liberación de gravámenes en estos permitía el legislador que las partes acordasen que fuese un notario el que practique el deslinde , posibilidad que siendo como es más costosa económicamente no se la puede augurar mucho éxito. Igualmente se venían en atribuir al secretario la resolución de los expedientes de jurisdicción voluntaria relativos a plazo de obligaciones, consignaciones judiciales y subastas judiciales no ejecutivas esto último va de suyo en las funciones del Secretario que ya subasta en la ejecución en aquel caso ordenará él mismo la salida del bien a subasta , también se puede acudir al notario para la resolución de estos expedientes a excepción del de subasta, comparte con los notarios los expedientes relativos a sucesiones y derecho marítimo, y comparte con los registradores mercantiles los relativos a derecho mercantil.

En cualquier caso el proyecto preveía la tramitación de los expedientes judiciales por los mismos tramites del juicio verbal , lo que supone un cambio enorme respecto de la situación actual donde el proceso era prácticamente “inventado” por cada juzgado ante la parquedad de la regulación contenida en la LEC sobre la jurisdicción voluntaria que se limitaba a prever el ofrecimiento de la testifical y el informe del fiscal previo a al resolución pero poco más, de donde resulta acertado establecer un procedimiento con plazos y trámites más definidos y en el caso del proyecto se optó por el verbal, cómo se adaptará un proceso pensado para la jurisdicción contenciosa a la voluntaria es algo que sólo la práctica procesal dirá , en todo caso esto supone que en aquellos expedientes con intervención del juez el secretario actúa en ellos como fedatario y demás previsiones del verbal pero en los que se celebren ante el secretario él será fedatario y juez del procedimiento resolviendolo por decreto, el famoso decreto previsto desde hace tiempo en la LOPJ y como hemos visto en el reglamento orgánico de secretarios judiciales ,pone fin al procedimiento y que es de suyo que será motivado y que en esta materia no viene sino que a ser continuidad pero con otro nombre de la tradición , pues ya antes al 2003 el Secretario terminaba el procedimiento con la propuesta de auto que el juez asumía como suyo ,cuando se eliminó la propuesta de resolución del secretario, muchos secretarios continuaron resolviendo jurisdicción voluntaria oficiosamente en algunos juzgados y en cuanto entre en vigor una nueva ley de jurisdicción voluntaria lo resolverán con decreto , el mismo perro pero con distinto collar, ahora bien ,el decreto debe de traer algunas cuestiones extraprocesales consigo ,al ser el secretario con esta atribución ahora un órgano decisor además de fedatario tal vez sea hora ya de poner fin a la diferencia retributiva, que el decreto hace ya injustificada a todas luces, en el grupo A de la justicia y equiparar la retribución de jueces, fiscales y secretarios , e igualmente en relación con el decreto cabe preguntarse que sistema de recursos sería el idóneo para articular por el legislador para los distintos casos en que va a caber la finalización del proceso por decreto, en el proyecto de jurisdicción voluntaria se soluciona estableciendo que no cabe recurso alguno, lo que se justifica en que se trata de una resolución sin fuerza de cosa juzgada y en al posibilidad de trasformar en contencioso el expediente, pero para el resto de casos en que los procedimientos terminen por decreto del Secretario será preciso articular un sistema de recursos y es claro , a mi entender, que el decreto es algo más que una diligencia de ordenación por lo que no es entendible que fuese revisable ante el propio juez pues se trata de un acto que pone fin a un procedimiento , por lo que podría ser el secretario del órgano superior (secretario de la audiencia provincial)quien resolviese pero un sistema de justicia paralela como el que esto parece inspirar no encaja muy bien el poder judicial constitucionalmente diseñado , por lo que lo más sensato es el sistema en que sea un juez funcionalmente superior al del propio juzgado donde actúa el secretario quien resuelva el recurso contra el decreto del Secretario del mismo modo que resuelve los recursos contra los autos del juez a los que el decreto sustituirá en esos casos .

Además el art. 7 b) del Reglamento prevé decretos no solo para resolver procedimientos sino cuando sea necesario o simplemente conveniente motivar la resolución del secretario lo que les hace compartir su campo con las diligencias de ordenación no motivadas que hasta ahora vienen dictando los secretarios.

III.2 El secretario, contable del juzgado

Al igual que los antiguos secretarios de la política castellana ,el termino de secretario encaja muy bien en sí cuantas funciones le queramos incluir y así ocurre con la función de contable y cajero pagador del juzgado, este tema adquiere mayor interés si tenemos en cuenta que gran parte del tiempo de trabajo del secretario cuando no está en sala lo ocupa en las cuestiones contables del procedimiento : El secretario controla los ingresos diarios en la cuenta de consignaciones a través de la aplicación informática o en algunos casos con los acuses de ingresos que envía la entidad bancaria por correo, determina a que procedimiento van dirigidos y si es ingresado por quien debe en el procedimiento que debe , los va descontando de la cuantía del procedimiento así como del 30% presupuestado en su caso para intereses y costas y los entrega a el demandante, ejecutante o persona a quien van dirigidos confirmando y expidiendo telematicamente el mandamiento de devolución y así lleva la contabilidad del procedimiento además de controlar las medidas necesarias para satisfacer los importes acordados en las resoluciones judiciales,en los casos en que los mandamientos de devolución caducan debe de controlar no sumar su importe como un nuevo ingreso sino que o bien lo reexpide de nuevo o bien lo da como fondo provisionalmente abandonado transfiriendolo a la cuenta específica titularidad del Estado si se cumplen los requisitos legales para ello, pero los aspectos económicos que son función del Secretario no se agotan en el control económico del procedimiento sino que además debe de tasar las costas , y en su caso liquidar los intereses, ya dije que se embarga o consigna una cantidad meramente presupuestada para costas e intereses pero dependiendo del tiempo que tarde en pagarse el principal y de los trámites que esto genera estas costas serán mayores o menores,la parte vencedora en costas presentará una tasación de las mismas ,al secretario compete comprobar que se trata de partidas ajustadas al arancel ( aprobados por Real Decreto 1373/2003 de 7 de noviembre que aprueba los aranceles de los procuradores) en el caso de profesionales sujetos al mismo y que no exceden del tercio de la cuantía de el procedimiento en el caso de los profesionales no sujetos a arancel, interpretar la ley para determinar cual es la cuantía del procedimiento es la primera cuestión problemática a al que debe de enfrentarse el Secretario a la hora de efectuar esa limitación,igualmente valorar el cumplimiento de las normas orientativas dictadas por los colegios profesionales, también excluirá las partidas correspondientes a actuaciones que no vea realizadas en las actuaciones siendo , sin embargo, lo habitual que no incluya aquellas partidas arancelarias que se correspondan con actuaciones efectivamente llevadas a cabo por los profesionales en los autos pero no solicitadas por descuido en la minuta que presentaron como base para la tasación a practicar,dicha tasación efectuada por el Secretario se podrá impugnar en plazo de diez días en los términos establecidos en el art. 241 y ss de la LEC.

Es principalmente el Real Decreto 467/2006 de 21 de abril el que regula los depósitos y consignaciones en las cuentas judiciales a partir del cual se produjo la novedad de que los jueces o presidentes del tribunal correspondiente ya no firman los mandamientos de devolución contra la cuenta de depósitos y consignaciones judiciales y pasa a ser el secretario el que en exclusiva dispone de la cuenta del juzgado tal y como dispone el art. 3.3 del citado Real Decreto con las excepciones del art 3.4 en relación con el art. 12 referidas principalmente a aquellos órganos donde no existe el secretario, y se desarrolla en la orden JUS 1623/2007 de 4 de abril. Otra novedad se desarrolla en la instrucción 1/2004 de la Secretaría de Estado de justicia y es la desaparición del libro físico de registro de depósitos y consignaciones judiciales y la utilización en exclusiva del libro cronológico de abonos y cargos que confecciona la propia aplicación informática y debe de ser impreso y validado (sellado y firmado en todas sus hojas) por el Secretario.

Es normativa a destacar también la instrucción 3/2003 en relación con la disposición adicional tercera del Real Decreto 467/2006 sobre la operativa a seguir por los juzgados y de paz y agrupaciones de secretarías de juzgados de paz los cuales ya no disponen de una cuenta propia en Banesto y han de ingresar las multas y demás consignaciones en la de la cabecera del partido y en la llamada cuenta única de juzgados de paz con los incontable problemas que esto ocasiona (piensesé en una multa de un juicio de faltas impuesta por juzgado de paz y el Secretario de ese juzgado que la ejecuta no es el que maneja la cuenta donde se hacen los ingresos de la misma).

La instrucción 1/2006 de la Dirección General de relaciones con la Administración de Justicia permite a los abogados ,procuradores y graduados sociales consultar informaticamente la cuenta de los expedientes en los que son parte para lo cual se abre una ventana en la aplicación informática que avisa al Secretario de que un determinado profesional solicita poder consultar el estado de la cuenta determinada, el Secretario previa comprobación de que el profesional está personado en ese expediente podrá autorizar al banco que permita la consulta del profesional solicitante vía internet, opción esta que no es habitualmente utilizada ,de hecho el propio Ministerio de justicia recuerda periódicamente mediante un mensaje en la aplicación informática a los secretarios que comprueben y en su caso autoricen estas solicitudes ,ya que ni los profesionales lo solicitan ni los secretarios las autorizan siendo al final lo más efectivo que el profesional pregunte en el propio juzgado por el estado de la cuenta de su expediente.

También es reseñable como novedad la caducidad establecida para los mandamientos de devolución de tres meses, pero con todo y con ello la normativa que supuso un verdadero cambio en esta función económica del secretario fue el Real Decreto 34/1998 de 21 de enero el cual fue derogado por el actualmente vigente , y que era desarrollado por la orden de 5 de junio de 1992 y modificado a su vez por el Real Decreto 1436/2001 de 21 de diciembre; y ello lo digo porque hasta su entrada en vigor se recibía dinero materialmente en el juzgado , se homogenizó con él la gestión de las cuentas y estableció una única entidad para prestar el servicio de cuentas judiciales terminando con las cuentas pseudo-particulares de los secretarios para ingresar el dinero del juzgado y estableciendo las líneas básicas de la regulación actual de la gestión económica de los juzgados.

Para terminar la reseña de las funciones contables de los secretarios hay que hacer mención a una nueva función que se les ha atribuido en los últimos tiempos y es el control de las tasas judiciales para litigar que deben pagar las personas jurídicas en los órdenes civil y contencioso para ejercer acciones judiciales y donde , como ocurre en parte con las costas, la falta de una competa visión y uniformización jurisprudencial hace que el criterio de cada secretario a la hora de exigir o no la tasa a supuestos dudosos sea determinante en el día a día de su aplicación y que los secretarios deban también adaptarse a criterios de jueces que ante el impago de la tasa como requisitos procesal que es inadmiten la demanda y jueces que valoran el derecho a la tutela judicial efectiva por encima del derecho recaudatorio del Estado y por tanto admiten la demanda y sin perjuicio de las obligaciones tributarias del actor por impago de la tasa,lo que lógicamente influye en la manera que el secretario deberá actuar para asegurar la adecuación procesal del procedimiento y la recaudación de la tas funciones ambas a él encomendadas.

En un curso sobre tasaciones de costas al que tuve el honor de asistir el pasado veinticinco de abril de 2008 organizado por la Consejería de Presidencia y Justicia del Gobierno de Cantabria pude comprobar cual variada era la opinión de cada secretario en relación con lo que realmente era costa procesal y debía incluirse en la tasación de las mismas y que cosas no lo eran y de la muchas cuestiones en que el criterio de los secretarios que participaron en el coloquio no se ajustó al de los Procuradores que en el mismo participaron por o que la cuestión debe no ser simple de resolver , igualmente tuve la suerte de escuchar la intervención del Catedrático Moreno Catena donde expuso sus dudas sobre la lógica de las tasas, o al menos eso me pareció entender, en cuanto a que si se pretende gravar la acción de los grandes litigadores esto no va a ocurrir al aplicar la ley de tasas puesto que esta grava a todas las personas jurídicas aun cuando sean una pequeña S.L. que sólo ha litigado una vez en su existencia y no un gran banco que de continuo acuda a la administración de justicia como si fuese su particular “cobrador del Frac”, baste con ello para indicar las distintas dudas y problematicas que se plantea al secretario en la gestión de dichas tasas judiciales.

Sería a mi juicio, conveniente que la nueva oficina judicial tuviese un servicio de caja pagadora y recaudador único que asumiese estas funciones contables de los secretarios , o al menos de la recaudación de tasas judiciales ,que los imposibilitan para el desarrollo de sus restantes funciones procesales pues no hay forma de que quede tiempo para más, ahora bien, si esto es posible para un partido judicial como el de Santander, Bilbao , Barcelona o Madrid es más dudoso y como llevarlo a efecto también.

III.3 El secretario como superior jerárquico inmediato del personal del juzgado

Cuestión esta que me parece de lo más complicada de la función diaria del Secretario ,la entrada en vigor de laLey Orgánica 19/2003, que modificó la ley orgánica del poder judicial , y de los consiguientes reglamentos: Real Decreto 1608/2005 de 30 de diciembre que regula el Reglamento Orgánico de Secretarios Judiciales y el Real Decreto 1451/2005 de 7 de diciembre que aprueba el Reglamento de ingreso promoción de los cuerpos de funcionarios al servicio de la Administración de justicia (los cuales a diferencia de los secretarios no tienen un reglamento unificado sino que su regulación se encuentra dispersa en varios reglamentos y algunos de los previstos aún no se ha dictado a la fecha),la entrada en vigor de esta normativa, digo , modificó enormemente la relación existente hasta entonces entre Secretario y personal, por lo pronto se suprimió la expresión que contenía la anterior ley de “bajo la superior dirección del juez” , luego el Secretario es ahora, al menos en teoría , el único superior jerárquico a todos los funcionarios , sobre los que el juez no ostenta ya dirección alguna fuera de lo estrictamente jurisdiccional como es lógico,luego en principio es el secretario el jefe único del personal , pero es lo curioso que tal jefatura del personal como tal no está configurada legalmente lo que llevaría al absurdo de que el jefe inmediato de los gestores, tramitadores y auxilios de un juzgado sea el correspondiente Director General de justicia que no está en el juzgado evidentemente, por lo que para que el secretario pueda dar ordenes e instrucciones en el día a día del trabajo de la secretaría de la que es titular debe de acudirse a una combinación de articulos y así el art. 8a) del Reglamento de Secretarios establece al secretario como Director técnico –procesal del personal para lo cual puede organizar, esto es distribuir el trabajo ,inspeccionar ,gestionar y dirigir , por lo que en la práctica y puesto que todo el trabajo del personal es tecnico procesal , el secretario es su superior jerarquico aun cuando no venga directamente establecido así , por otro lado los artículos 8b),9a) y 9b) del citado reglamento convierten al secretario en colaborador, puente necesario, con los órganos administrativos (Ministerio de Justicia o comunidades autónomas con competencias en materia de justicia) que sí que dirigen administrativamente al personal del juzgado ,así por ejemplo ,en aplicación de esta normativa el Secretario no niega ni concede las vacaciones o permisos sino que lo hace la administración competente pero el secretario informa favorablemente o no a su concesión sobre la base de que es él quien garantiza que las funciones procesales del juzgado pueden atenderse convenientemente a pesar de ese permiso o vacación y su concesión efectiva o no, luego suele darse por silencio administrativo del órgano competente que viene a confirmar lo que había informado el secretario.

La aplicación de esta normativa sigue teniendo que superar sin embargo la falta de potestad disciplinaria directa del secretario sobre la oficina que de lege ferenda sería conveniente que al menos el apercibimiento de las faltas leves se residenciase en el secretario,lo que no es tan extraño pues hay precedentes y además es el Secretario quien dirige la oficina, y no en un procedimiento externo al juzgado ,externalización que sin embargo podría seguir manteniendose para el resto de sanciones disciplinarias, pues sería el mínimo de potestad disciplinaria pero posibilitaría un control de la persona que luego responde sobre los que hacen el trabajo del que él debe responder, pues es de todo punto imposible dirigir una oficina sin tener medio de hacer cumplir sus directrices y con la habitual resistencia que se da en las oficinas judiciales de múltiples formas a esta dirección, y máxime cuando luego la responsabilidad se exige al secretario sea culpable él u otro funcionario a su mando en una modalidad de responsabilidad objetiva desterrada por el art. 5 del Codigo penal y que sin embargo parece que algunos sectores siguen exigiendo .

En este punto de la responsabilidad también se viene ignorando el cambio operado por la modificación de la ley orgánica del poder judicial y esto es que los cuerpos de funcionarios cambiaron de nombre, funciones y retribución pero sin embargo en la practica los gestores siguen haciendo lo que hacían los oficiales , los tramitadores lo que hacían los auxiliares y los funcionarios de auxilio lo que hacían los agentes, pues bien, si albergo alguna duda sobre si esto es correcto o no respecto de los tramitadores y funcionarios de auxilio ,tengo muy claro sin embargo que no puede darse respecto de los Gestores que pasan ahora a ser cuerpo titulado puesto que al formar parte del grupo B ,o Grupo A2 según nueva nomenclatura, es un cuerpo al que para su ingreso se exige una diplomatura universitaria , además es un cuerpo funcionarial que ha pasado a formar parte de funcionarios titulados en la Mutualidad General Judicial ,es decir, a efectos mutualismo se integran en el mismo grupo que jueces, fiscales y secretarios ,en los juzgados de paz ejercen de pleno derecho como secretarios y en otros juzgados como secretarios sustitutos, luego todo ello justifica con creces la interpretación responsable de su función reglamentaria y legal de “gestionar los procedimientos” y por tanto coadyuvando al Secretario en su dirección procesal del resto del personal y en la responsabilidad del curso procesal de los autos que no puede por ello ser exclusiva y excluyente del Secretario si éste no ha intervenido directamente en el supuesto que genera la responsabilidad caminando así hacía una responsabilidad subjetiva en la practica.

En el caso de Secretarios Sustitutos la tarea de dirigir al personal es aún más compleja pues la posición del sustituto es siempre más débil que la del titular frente a los funcionarios sabedores de que dicho “jefe tiene los días contados “,en este punto considero conveniente que se implante un sistema eficaz de seguimiento de los llamamientos de los sustitutos pues ni los sindicatos ni las asociaciones vigilan en exceso el orden de los llamamientos de los sustitutos que forman la bolsa de secretarios sustitutos de cada provincia y esto puede dar la impresión injustificada de falta de transparencia. Así como es también necesario la implantación de unas normas más detalladas sobre el orden de los llamamientos y la publicidad de los mismos ya que hasta el momento estos no son muchas veces conocidos por las personas ajenas a los propios llamados lo que dificulta el control de su adecuación a derecho .

III.4 La fe pública y la estadística judicial

Ambos temas los trato conjuntamente porque entiendo que el encomendar al secretario la confección de la estadística obedece a entre otros factores a al naturaleza de fedatario público que ostenta.

Entendida la fe pública como certidumbre producida por el derecho cuyo fundamento es la estabilidad en las relaciones de la vida social , cuya calidad y autoridad deriva de la intervención del fedatario público (3), la fe pública y su desarrollo la función de documentación, es la función originaria y paradigmática de los Secretarios judiciales y entronca en todo lo expuesto entorno a su significado en el punto primero de este artículo así es la fe pública la que dota de seguridad jurídica (art.9.3 Constitución) y publicidad al proceso (art.24.2 Constitución) pues la fe pública es también definida como la potestad del Estado que tiene por finalidad dotar de seguridad jurídica a los acto procesales (dimanantes del órgano judicial o producidos por las partes del proceso o quienes tengan interés legítimo),en cuya virtud se establece la presunción de veracidad de aquellas actuaciones autorizadas por el Secretario Judicial, que es un tercero independiente tanto respecto del juez como de las partes, que puede ser destruida mediante la prueba en contrario.

Es por tanto , una presunción iuris tantum que admite la prueba en contrario ,pero a mi entender debiera predicarse su carácter de presunción iuris et de iure al menos en cuanto a la fecha ,intervinientes y a todos aquellos elementos que pudiesen quedar naturalmente amparados por esta calidad de certeza marcando así una mayor distancia respecto a la mera certificación que ejercen otros funcionarios sin carácter de autoridad independencia en esta función fedataria ni titulares exclusivos de la fe pública calidades todas ellas que se predica de los Secretarios Judiciales.

La fe pública se plasma en la función de documentación a través de actas ,diligencias y notas que realiza el Secretario y en las que se deja constancia de la autenticidad e integridad de lo acontencido así el acta recoge los acontecimientos donde intervienen las partes , acontecimientos con trascendencia procesal o incluso la resolución correspondiente que halla dictado el juez mientras que las diligencias recogen aquellos actos en donde no hay intervención ajena al propio Secretario o donde la intervención extraña a él es muy limitada.

Junto a esta función de documentación que ejerce el Secretario la fe pública se plasma igualmente en el hecho de que sea el secretario quien expide los mandamientos y comunicaciones oficios y exhortos dotando asi de certeza a su emisión y contenido de tal forma que los órganos o autoridades que los reciben puedan tener seguridad de su autenticidad y contenido.

En relación con la fe pública de los Secretarios surgen una serie de problemáticas actuales tales como las relativas a la recogida de actos procesales en soportes tecnológicos en este sentido por ejemplo las conclusiones de la unión progresista de Secretarios judiciales tras las jornadas tituladas Fe pública y tecnología dicen en su punto primero o primera conclusión lo siguiente:

“la fe pública judicial , al no tener su origen en una ley de naturaleza sino en una convención social , no tiene extensión y contenido inmutables sino que estos van adaptándose a la realidad y necesidades de la sociedad. La evolución tecnológica es un elemento determinante en este proceso de adaptación.”

Y las conclusiones sexta y séptima:

“La utilización de nuevas herramientas tecnológicas no altera el fundamento de la fe pública judicial como atributo del Estado inseparable de la jurisdicción, al ser simples elementos instrumentales al servicio de una función”. “la introducción de las nuevas tecnologías en la documentación procesal ha de hacerse con plena garantía para el ejercicio de la fe pública judicial y sin que en ningún caso suponga un mínimo menoscabo en la dignidad profesional de un cuerpo superior y jurídico”. En definitiva,se trata de una mera sustitución del soporte papel por un soporte CD,DVD o informático pero donde la autenticidad del contenido y de la propia intervención del secretario debe garantizarse con su presencia plasmada en él como ocurre en las grabaciones de vistas o con un acta sucinta que exprese la autenticad de la grabación a que se refiere ,o bien con un sistema de firma electrónica.

El último inciso de las conclusiones que he trascrito más arriba creo puede estar dirigido a posibilitar a la vez que reclamar la intervención de otros cuerpo , tradicionalmente el de auxilio, en la ayuda al secretario en el manejo de estos instrumentos o soportes sin que por ello pierdan su autenticidad lo que enlaza con otro problema en el tema de la fe pública judicial como es lo irreal e imposible de una fe pública total,esto es , hoy día todo documento que plasma un acto procesal recogido en los autos está firmado por el Secretario lo que no es real pues no todos los acontecimientos que reflejan las diligencias se han producido delante del Secretario ni puede por tanto dar fe como termina diciendo sin embargo la diligencia y además es imposible que el Secretario pueda dar fe de los innumerables actos que se producen en el proceso y por ello ,enlazando con lo que he dicho en cuanto a la calidad de iuris et de iure y los estandares de calidad que deben darse en la fe pública y su distinción con la mera certificación, es por lo que ,refiriendome a las mismas conclusiones que más arriba trascribo la segunda de las mismas dice:

“Es necesario terminar con el sistema de fe pública total por imposible e irreal .Para ello deberán distinguirse los actos en los que la fe pública sea imprescindible de otros en los que resulte bastante la capacidad de certificación de otros funcionarios públicos.”

Postulado este que suscribo integramente.

Igualmente la toma de decisiones por el Consejo General del Poder Judicial y de los órganos políticos competentes en materia de justicia descansa en la fiabilidad del Cuerpo de Secretarios , que es a quien se encomienda la confección de la estadística regulada actualmente por el Reglamento 1/2003 de 9 de julio del Consejo General del Poder Judicial regulador de la Estadística Judicial.

La estadística sirve para que los ciudadanos, en consonancia con los predicados de la carta de derechos de los ciudadanos ante la justicia, conozca información transparente sobre el funcionamiento de los juzgados y tribunales, para que el Servicio de Inspección del Consejo General del Poder Judicial evalúe dónde y sobre qué debe actuar así como el funcionamiento y rendimiento de jueces y magistrados, y para que políticos y Consejo General del Poder Judicial tomen decisiones acertadas sobre el poder judicial y la Administración de Justicia.

En la estadística judicial se produce que su titular es el Consejo General del Poder Judicial no el Ministerio de justicia siendo sin embargo un órgano dependiente del Ministerio , el Secretario, quien la confecciona y remite al Consejo , lógicamente no sería muy neutro dejarse en manos del propio juez la información al Consejo sobre su propia actividad y rendimiento y del funcionamiento del órgano del que es él titular y así mismo el carácter de fedatario del Secretario dota a lo datos, en que finalmente se resume una ingente actividad ,de certeza no obstante la elaboración de estadística adolece hoy de un serio problema y es su confección manual , es cierto que luego se introducen los datos en el ordenador y se envían en forma telemática y se publican en la web del Consejo General del Poder Judicial, sí, pero lo más importante que es cómo se confeccionan esos datos se hace anotando palotes en folios o cuadernos cuando se firma en los autos por el Secretario o delegando este su recuento en la oficina, o revisando las anotaciones en los libros , sistemas hay varios y todos más o menos fiables pero no tan certeros como un control mecánico del sistema informático ,es urgente la instalación de un programa informático específico de estadística que pueda recontar los procesos vivo s y los archivados y que determinadas resoluciones que inician o ponen fin o acuerdan celebrar subastas, abrir incidentes de nulidad de actuaciones, o acuerdan practica de tasaciones de costas tuviesen un código que fuese detectado y contabilizado por el sistema lo que además de la certeza propia de un control informático permitiese terminar con el hecho de que cuando cambia el secretario de un órgano judicial le sea difícil al recién llegado seguir el sistema de control estadístico que llevaba su antecesor , así como con la falta de control sobre aquellos aspectos que el Consejo introduce ex novo al inicio de cada año (art. 5 del Reglamento de Estadística Judicial) y que al no saber los secretarios que ese aspecto debía ser controlado no han llevado un seguimiento del mismo hasta ese momento y la única forma de conocer la pendencia existente en relación a ese punto es parar el juzgado (lo que por otro lado ya se hace para confeccionar alardes y estadillos de inspecciones) y dedicarse toda la oficina a contar los asuntos pendientes relativos a esas materias que ahora el Consejo interesa controlar o que por el motivo que sea no cuadran en la estadística y por tanto ,ante el fracaso de un control abstracto sobre anotaciones en los libros de registro se debe de recontar manualmente los asuntos vivos en el juzgado.

http://noticias.juridicas.com/articulos/00-Generalidades/200810-82357129825357115.html