I ANTECEDENTES
1. El Decreto Supremo Nº 001-98-TR. Norma vigente sobre Planillas
El Decreto Supremo Nº 001-98-TR publicado en el Diario Oficial El Peruano el 22 de enero de 1998 y vigente desde el 01 de febrero de 1998, reglamentó las formalidades que debían cumplir los empleadores cuyos trabajadores se encuentran en el régimen laboral de la actividad privada para administrar las planillas de remuneraciones de sus trabajadores.
Entras las diversas características que posee la referida norma estaban las de poder ser administradas por los empleadores "(...) en libros, hojas sueltas o microformas." (1) La misma norma estableció que en caso los empleadores eligieran el uso de microformas, será de aplicación el Decreto Legislativo Nº 681 y sus normas modificatorias, complementarias y reglamentarias (2). Asimismo, cuando el empleador decida llevar sus planillas mediante microformas, deberá utilizar un medio físico de almacenamiento de información que no permita ser regrabado y que sea individualmente identificable.(3)
Debemos tener en cuenta que los empleadores, tienen en la actualidad, la obligación de registrar a sus trabadores dentro de las setentidós (72) horas de ingresados a prestar sus servicios, independientemente de que se trate de un contrato por tiempo indeterminado, sujeto a modalidad o a tiempo parcial (4).
Asimismo, es facultad de los empleadores llevar más de una planilla, en función de la categoría, centro de trabajo o cualquier otro criterio que considere conveniente. Las planillas de diferentes centros de trabajo de una misma organización, podrán ser centralizadas y llevadas en cualquiera de ellos. En este caso en cada centro de trabajo se deberá contar con una copia simple de las planillas que le correspondan y de las boletas de pago (5).
Se establece en la actual norma (D.S. Nº 001-98-TR) vigente a la fecha de la elaboración del presente artículo, que el libro de planillas o las hojas sueltas serán autorizadas por la Autoridad de Trabajo (6). En caso de solicitar autorización de segundo libro de planillas o continuación de hojas sueltas, el empleador deberá presentar una solicitud adjuntando el libro de planillas anterior o las hojas sueltas correspondientes. El libro u hojas sueltas deberán estar debidamente numerados y tratándose de las hojas sueltas deberán contener el formato correspondiente (7).
En ese sentido, recibida la solicitud, la Autoridad Administrativa de Trabajo procederá a sellar la primera hoja, tratándose de libro de planillas. En el caso que el empleador opte por llevar sus planillas en hojas sueltas, la Autoridad Administrativa de Trabajo sellará cada una de ellas (8).
En cuanto a las Microformas, la autorización del uso de éstas necesariamente estará a cargo de la Autoridad Administrativa de Trabajo (9). La solicitud para la autorización para llevar las planillas en microformas debe cumplir los mismos requisitos que para la autorización de libros u hojas sueltas, pero además se deberá indicar con precisión el número de código, serie u otra referencia análoga que permita identificar individualmente el medio físico a ser utilizado. Asimismo, deberá adjuntar el certificado de idoneidad técnica expedido por el organismo competente, de acuerdo a lo dispuesto por el Artículo 6º del Decreto Legislativo Nº 681, modificado por Ley Nº 26612 o norma que la sustituya. En este caso, la Autoridad Administrativa de Trabajo, emitirá la resolución expresa precisando la identificación del medio físico autorizado, el cual no podrá ser sustituido por el empleador sin autorización previa (10).
El empleador que opte por llevar sus planillas en microformas será responsable de proporcionar los equipos y sistemas idóneos, a fin de que la Autoridad Administrativa de Trabajo o la Autoridad competente, de requerirlo, puedan revisar el contenido de las planillas (11).
Según la Segunda Disposición Transitoria y Complementaria del decreto supremo, el uso de las planillas a través de microformas estará supeditado a la expedición de las normas reglamentarias por el Sector competente, de conformidad con el Artículo 6º del Decreto Legislativo Nº 681, modificado por la Ley Nº 26612.
En cuanto al contenido de las planillas el Artículo 13º del decreto supremo establece que dentro del plazo de las setentidós horas de ingresado a laborar el trabajador, se deberá consignar la siguiente información de cada trabajador:
"a) Nombre completo, sexo, fecha y nacimiento;
b) Domicilio;
c) Nacionalidad y documento de identidad;
d) Fecha de ingreso o reingreso a la empresa;
e) Cargo u ocupación;
f) Número de registro o código de asegurado o afiliado a los Sistemas Provisionales correspondientes; y,
g) Fecha de cese."
Asimismo, las planillas deberán contener la siguiente información por separado y según periodicidad de pago:
"a) Remuneraciones que se abonen al trabajador, (...);
b) Número de días y horas trabajadas;
c) Número de horas trabajadas en sobretiempo;
d) Deducciones de cargo del trabajador, por concepto de tributos, aportes a los Sistemas provisionales, cuotas sindicales, descuentos autorizados u ordenados por mandato judicial y otros conceptos similares;
e) Cualquier otro pago que no tenga carácter remunerativo (...);
f) Tributos y aportes de cargo del empleador;
g) Cualquier otra información adicional que el empleador considere conveniente.
Asimismo, se registrará la fecha de salida y retorno de vacaciones, salvo que por la naturaleza del trabajo o por el tiempo trabajado solo hubiera lugar al pago de la remuneración vacacional." (12)
Por otro lado, tratándose de trabajadores que perciban una remuneración integral cuyo abono sea pactado con periodicidad superior a un mes, el empleador deberá registrar mensualmente en planilla, el importe de la alícuota correspondiente a cada mes de labores (13).
En caso sea necesario proceder a la rectificación por cualquier error u omisión en las planillas, se hará en la hoja siguiente a la última utilizada, debiendo expedirse una boleta que contenga la información rectificada, la misma que deberá ser firmada por el trabajador (14).
En el caso específico de los trabajadores de Construcción Civil las planillas podrán llevarse por cada obra o en conjunto para varias obras. En las referidas deberá indicarse el nombre o razón social del empleador, ya sea contratista o subcontratista y el nombre del propietario de la obra, salvo que éste sea el empleador, en cuyo caso se indicará que reúne ambas calidades. A la terminación de su contrato, el contratista o subcontratista entregará al propietario una copia certificada de la planilla de pago correspondiente a la obra y los duplicados de las boletas de pago, lo cual no lo exime de las obligaciones laborales, ni al propietario de la responsabilidad que pudiera corresponderle por las mismas (15).
En cuanto al pago de la remuneración, podrá ser efectuado directamente por el empleador o por intermedio de terceros, siempre que en este caso permita al trabajador disponer de aquélla en la oportunidad establecida. El pago se acreditará con la boleta firmada por el trabajador o con la constancia respectiva, cuando aquel se haga a través de terceros, sin perjuicio de la entrega de la boleta correspondiente dentro del plazo establecido en el artículo siguiente. La boleta de pago, contendrá los mismos datos que figuran en planillas y deberá ser sellada y firmada por el empleador o su representante legal (16).
El original de la boleta será entregado al trabajador a más tardar el tercer día hábil siguiente a la fecha de pago. El duplicado de la boleta quedará en poder del empleador, el cual será firmado por el trabajador. Si el trabajador ni supiera firmar, imprimirá su huella digital. Si el empleador lo considera conveniente, la firma de la boleta por el trabajador será opcional. Sin embargo, en este caso, corresponderá al empleador la carga de la prueba respecto al pago de la remuneración (17).
La firma del trabajador en la boleta de pago no implicará renuncia por éste a cobrar las sumas que considere le corresponden y no figuren en la boleta (18).
En cuanto a la obligación de conservar las planillas y boletas de pago el decreto supremo establece que éstas deben ser conservadas hasta cinco (05) años de efectuado el pago. Luego de trascurrido el referido plazo, la prueba de los derechos que se pudieran derivar del contenido de los citados documentos, será de cargo de quien alegue el derecho (19).
Los empleadores están obligados a exhibir ante las Autoridades competentes que lo requieran, las planillas, el duplicado de las boletas y las constancias de pago (20).
Se considerarán cerradas las planillas en la fecha en que el empleador lo comunique a la Autoridad Administrativa de Trabajo, adjuntando copia de la última planilla utilizada (21).
2. El Decreto Supremo Nº 015-2005-TR que dicta disposiciones sobre el Registro de Trabajadores y Prestadores de Servicios - RTPS cuya recepción se encargará a la SUNAT.
Mediante Decreto Supremo Nº 015-2005-TR del 24 de diciembre del 2005 que regirá desde el 01 de agosto del 2006 se ha establecido el marco regulatorio de lo que se denomina el Registro de Trabajadores y Prestadores de Servicios (RPTS) o comúnmente catalogada como la PLANILLA ELECTRONICA.
La referida norma en sus Considerandos establece el sentido y razones del Decreto Supremo siendo importante citar los referidos al "(...) aspecto sustancial en la modernización del Estado (...) la innovación tecnológica como factor clave para el fortalecimiento de la actuación institucional, la mejora del servicio público y la reducción de los costos de transacción originados por los diversos procedimientos administrativos existentes."; el referido a la necesidad de "(...) reducir los costos en que incurren los empleadores en el llevado de sus planillas en las formas previstas en el D.S. Nº 001-98-TR, administrar con mayor eficiencia la información contenida en dichos documentos y optimizar la fiscalización laboral, se ha estimado conveniente establecer el llevado de un Registro de Trabajadores y Prestadores de Servicios a través de medios electrónicos; que entre otras finalidades, reemplace a las planillas llevadas a través de los medios convencionales"; asimismo, se adopta el Decreto Supremo y debido a que "(...) el MTPE no cuenta con la infraestructura informática necesaria que garantice, entre otros, la seguridad y confidencialidad del envío del registro antes mencionado."; la posibilidad legal (regulada en la Ley Nº 27444) de poder encargar a un órgano del Estado la realización de actividades de carácter material, técnico o de servicios de competencia del órgano delegante (MTPE) por cuanto la encargada posee los medios idóneos para realizar el desempeño de la actividad; y, por lo indicado y debido a que la Superintendencia Nacional de Administración Tributaria (SUNAT) cuenta con una infraestructura informática que, entre otros, garantiza la seguridad y confidencialidad de la presentación de las declaraciones tributarias a través de medios electrónicos, se ha estimado conveniente encargar a dicha entidad la recepción del Registro de Trabajadores y Prestadores de Servicios (RTPS), de forma tal que, entre otros, se garantice la seguridad y confidencialidad de la presentación de dicho documento.
La norma en su Artículo 2º establece que estarán obligados a administrar el Registro de Trabajadores y/o Prestadores de Servicios (RTPS) aquellos empleadores que cuenten con más de TRES (03) trabajadores y/o prestadores de servicios y deberán presentarlos ante el Ministerio de Trabajo. El Registro de Trabajadores y Prestadores de Servicios (RTPS) se considera presentado ante el MTPE en la fecha en que los empleadores envíen electrónicamente el soporte electrónico de éste a la SUNAT (22).
En el caso de los empleadores que estén obligados a llevar el Registro de Trabajadores y Prestadores de Servicios (RTPS), deberán cerrar las planillas llevadas de acuerdo al Decreto Supremo Nº 001-98-TR comunicando a la Autoridad Administrativa de Trabajo este hecho y adjuntando copia de la última planilla utilizada indicando que el cierre se produce por el inicio del llevado del RTPS (23).
El Artículo 3º del Decreto Supremo establece el encargo a la Administración Tributaria (SUNAT) de recibir el RTPS que los empleadores remitan por la vía electrónica. A efecto de hacer posible ello la SUNAT podrá emitir normas que regulen la forma y condiciones del soporte electrónico del RTPS así como las de su envío. Una vez efectuado el envío del RTPS a la SUNAT, ésta entidad pondrá a disposición del MTPE dicho documento de acuerdo a un procedimiento que será regulado mediante Resolución Ministerial del Ministerio de Trabajo (24).
En cuanto al contenido del RTPS, según lo establece el Artículo 4º del D.S. Nº 015-2005-TR, el mismo deberá contener la siguiente información que se consigna en el ANEXO de la referida norma legal:
"a) Datos de los trabajadores y Prestadores de Servicios:
(i) Código del Local según la Ficha del Registro Unico de Contribuyentes (RUC).
(ii) Datos del Documento de Identidad.
(ii.1) Tipo de documento.
(ii.2) Número.
(iii) Apellidos y nombres.
(iv) Sexo.
(v) Nacionalidad.
(vi) Fecha de nacimiento.
(vii) Datos del Domicilio.
(viii) Teléfono.
(ix) Nivel educativo.
(x) Ocupación.
(xi) Discapacidad.
(xii) Sistema de Pensiones.
(xiii) Código Unico del Seguro Privado de Pensiones.
(xiv) Situación.
(xv) Categoría.
(xvi) Tipo de Contrato de Trabajo Convenios y otros.
(xvii) Periodicidad.
(xviii) Tipo de Remuneración o Retribución.
(xix) Es Salud Vida.
(xx) Entidad Prestadora de Servicios/Servicios Propios.
(xxi) Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo.
(xxi.1) Es Salud
(xxi.2) Entidad Prestadora de Servicios / Servicios Propios.
(xxii) Regímenes Especiales o de Protección.
(xxiii) Sindicalizado.
(xxiv) RUC o Documento Nacional de Identidad (DNI) del Cliente donde labora la Persona (sólo para Empresas) de Intermediación Laboral o Tercerización).
(xxv) Fecha de ingreso o reingreso.
(xxvi) Fecha de cese.
(xxvii) Tipo de Extinción del Contrato.
b) Datos vinculados a la relación laboral:
(i) DNI o Carné de Extranjería.
(ii) Número total de días laborados.
(iii) Número total de horas laboradas.
(iv) Número total de horas trabajadas en sobretiempo.
(v) Número total de horas laboradas en el domicilio.
(vi) Número total de unidades producidas a destajo.
(vii) Número total de días no laborados.
(viii) Días subsidiados:
(viii.1) Nº de Certificado de Incapacidad Temporal (CIT).
(viii.2) Fecha de inicio.
(viii.3) Fecha de fin.
(viii.4) Días subsidiados en el mes.
(viii.5) Días subsidiados con CIT.
(ix) Fecha de las suspensiones perfectas de labores.
(ix.1) Tipo.
(ix.2) Inicio.
(ix.3) Fin.
(x) Fecha de las suspensiones imperfectas de labores.
(ix.1) Tipo.
(ix.2) Inicio.
(ix.3) Fin.
(xi) Accidente de trabajo ocurrido.
(xii) Parte del cuerpo lesionada.
(xiii) Naturaleza de la lesión ocurrida.
(xiv) Información de conceptos remunerativos y no remunerativos.
(xiv.1) Remuneraciones.
(xiv.2) Asignaciones.
(xiv.3) Bonificaciones.
(xiv.4) Gratificaciones.
(xiv.5) Indemnizaciones.
(xiv.6) Aportaciones del Trabajador.
(xiv.7) Descuentos al Trabajador.
(xiv.8) Aportaciones de cargo del Empleador.
(xiv.9) Otros.
(xv) Base de Cálculo
(xv.1) De Essalud.
(xv.2) De Oficina de Normalización Previsional.
(xv.3) De Administradora de Fondos de Pensiones.
(xv.4) Del Impuesto a la Renta de Quinta Categoría.
(xv.5) Del Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo.
(xv.6) Del Servicio Nacional de Adiestramiento en Trabajo Industrial.
(xv.7) De la Contribución Social para la Asistencia Previsional.
(xvi) Detalle del pago o puesta a disposición del mismo:
(xvi.1) Fecha.
(xvi.2) Ingresos por conceptos remunerativos.
(xvi.3) Ingresos por conceptos no remunerativos.
(xvi.4) Total Ingresos.
(xvi.5) Aportes y Descuentos.
(xvi.6) Neto a pagar.
(xvii) Pago.
(xvii.1) monto pagado.
(xvii.2) Modalidad de pago.
(xvii.3) Entidad Financiera.
c) Datos vinculados a los Prestadores de Servicios:
(i) RUC, o DNI o Carné de Extranjería.
(ii) Comprobante de Pago emitido.
(ii.1) Fecha de emisión.
(ii.2) Serie.
(ii.3) Número.
(ii.4) Monto.
(iii) Modalidades de Pago.
(iv) Detalle del pago o puesta a disposición del mismo.
(iv.1) Fecha.
(iv.2) Monto bruto.
(iv.3) Retención.
(iv.4) Monto neto."
El mismo Artículo 4º del decreto supremo establece que el Ministerio de Trabajo publicará en su portal institucional (www.mintra.gob.pe [2]) los modelos y estructura de los formatos que formarán parte del RTPS y que incluirán la información mínima antes mencionada, así como las tablas que han de ser utilizadas en su elaboración. La observancia de estos requisitos es de carácter obligatorio por parte de los empleadores a fin de que puedan cumplir con sus obligaciones de llevar y/o presentar el RTPS ante el MTPE.
Debemos advertir, que por Resolución Ministerial del Ministerio de Trabajo, se establecerá el cronograma de presentación mensual del Registro de Trabajadores y Prestadores de Servicios (RTPS) (25).
El Ministerio de Trabajo y Promoción Social, podrá emitir disposiciones o celebrar convenios con entidades estatales u organizaciones a fin de proporcionar la información incluida en el Registro de Trabajadores y Prestadores de Servicios (RTPS). Asimismo, podrá proveer a dichas entidades la información que se suministre u obtenga del RTPS (26).
De acuerdo a lo regulado en la Primera Disposición Final del Decreto Supremo Nº 015-2005-TR, el Decreto Supremo Nº 001-98-TR, mantiene su vigencia respecto de:
"a) Las disposiciones referidas a planillas en el caso de los Empleadores no incluidos dentro del artículo 2º del presente Decreto Supremo, y que cuentan con por lo menos un trabajador sujeto al régimen laboral de la actividad privada.
b) Las disposiciones referidas al pago de la remuneración, entrega y conservación de la boleta de pago para todos los Empleadores que cuenten con trabajadores sujetos al régimen laboral de la actividad privada."
Asimismo, la segunda disposición final establece que para el caso de los trabajadores del hogar no existe la obligación de llevar el RTPS a que se refiere.
Finalmente, la Tercera disposición final de la norma establece que mediante Resolución Ministerial del Ministerio de Trabajo, podrán emitirse las normas complementarias que resulten necesarias para la mejor aplicación del decreto que instituye el RTPS, salvo en lo referido a la forma y condiciones del soporte electrónico del RTPS, así como las de su envío a SUNAT en cuyo caso ésta última regulará
II ANALISIS NORMATIVO
1. La normativa laboral hasta la década de los ochenta fue desordenada, antitécnica, irrazonable y demasiado tuitiva con los trabajadores manteniendo y fortaleciendo el concepto de estabilidad laboral absoluta como si hubieran adquirido para siempre su puesto de trabajo lo que era una absurda forma de defender derechos; en los noventa se pretendió nivelar aquel escenario dándole instrumentos jurídicos a los empleadores para que puedan reducir el concepto de la estabilidad laboral absoluta a la relativa pero sobre todo viabilizar de una mejor forma la administración de los recursos humanos más calificados en desmedro de los no calificados prescindiendo de ellos; y, desde este nuevo lustro ha cambiado el panorama con una serie de dispositivos que permiten cierta regresión al estado situacional de los ochenta tuitivo perjudicando a los empleadores.
2. No obstante, desde los años noventa del siglo pasado se han gestado una serie de normas que pretenden modernizar el sistema laboral peruano. Estas normas buscan agilizar el cumplimiento de las obligaciones remunerativas, pasando por la moderna concepción de depósitos en las entidades bancarias o financieras de las Compensaciones por Tiempo de Servicios (CTS), establecer los diversos tipos de contratación laboral, hasta el posible uso de planillas en microformas.
3. No obstante, la Administración de Trabajo en lugar de viabilizar el sistema de microformas tal como lo regulaba la Segunda Disposición Transitoria y complementaria del D.S. Nº 001-98-TR, la dejó estancada no procediendo a desarrollar las normas que posibilitarían poner en práctica la institución ya que en la realidad la Administración de Trabajo para Autorizar las Planillas en Microformas debía desarrollar una línea de Producción de éstas como una institución autorizada por INDECOPI a efectos de brindar el servicio de Certificación y convertirse en una institución que desarrolle el sistema de microformas para estar a la par de los particulares y responder a las exigencias tecnológicas que traía consigno el Decreto Legislativo Nº 681; vale decir que adicionalmente deberían adquirir equipos a efectos de brindar el servicio de producción y/o archivo de las microformas que sean el soporte de las planillas y en su caso contratar Fedatarios Juramentados con Especialización en Informática para que den fe de la producción de las microformas, o en todo caso subcontratar a una empresa que produciría las microformas o que brinde el servicio de archivo de microformas para que brinden el servicio en representación del Ministerio de Trabajo; actividades que nunca se ejecutaron debido a lo oneroso y complicado del sistema regulado en el Decreto Legislativo Nº 681 y que no se complementaba con el escenario de la autorización de Planillas.
4. Debemos mencionar que una de las razones por la que era impracticable dar autorización de planillas utilizando a las microformas tal como estaba conceptuada desde la óptica formal laboral era que se contraponía a la lógica contenida en el Decreto Legislativo Nº 681. Recordemos que ésta última norma lo que regulaba es la transformación de un documento final en el que esté consignada toda la información o datos (sea papel o digital) a Microformas. En el caso laboral la Autorización del Ministerio de Trabajo debía versar sobre el documento en el que se consignaría en forma posterior la información sobre los trabajadores. Con ello las condiciones de durabilidad, inalterabilidad y fijeza de los soportes denominados microformas exigido por el literal b) del Artículo 5º del D.Leg. Nº 681, no se cumplirían bajo ninguna circunstancia.
5. Siendo impracticable y nunca habiéndose emitido normas que desarrollen el escenario ni que lo modifiquen (que era lo más aconsejable), la institución desde ésta perspectiva ha devenido en no aplicable e imposible de colocar en el escenario administrativo. Sin embargo, desde la óptica regulada por el mismo Decreto Legislativo Nº 681 diversas empresas y profesionales han procedido a la conversión de las planillas autorizadas en soporte papel a microformas puesto que la planilla en soporte papel en la que se consignaban los datos de los trabajadores es un documento final u original y sobre la base de éste documento el Fedatario Juramentado y las empresas de micrograbación podían convertirlos en Microformas tal como lo posibilitaba el D. Leg. Nº 681.
6. No obstante, un problema adicional surgía. Este problema es el de cuándo debían ser eliminadas las planillas. El Artículo 21º del D.S. Nº 001-98-TR establecía que existe la obligación de conservar las Planillas, el duplicado de las boletas y las constancias correspondientes, hasta cinco (05) años después de efectuado el pago de las remuneraciones. Ello nos permite identificar la limitante de que antes de los cinco años a pesar de que la referida información haya sido transferida a microforma no podría el empleador eliminar la planilla. Pero a ello se adiciona otro problema. El hecho de que luego de que venza ese plazo se sugiere que las planillas sean remitidas a las ONP a efectos de que la empresa pueda facilitar a ésta institución el cálculo de los montos pensionarios de los trabajadores que aportaron al Sistema Nacional de Pensiones (SNP) de acuerdo al mecanismo instaurado por la R.S. Nº 135-2002-JEFATURA/ONP. Por lo indicado es imposible prescindir de ellas ya que formaban parte del acervo documentario necesario para que los trabajadores puedan calcular sus derechos pensionarios.
7. Al escenario antes descrito, debemos añadir que la normativa vigente sobre Planillas (D.S. Nº 001-98-TR), aparte de establecer las formalidades con las que debe ser administrada establece una serie de obligaciones a cumplir como es el caso de llevarlas en formas centralizada o en las locaciones en las que la organización posea sucursales debiendo centralizar una copia de la planilla en la principal o en el caso de centralizar la planilla tener una copia en la sucursal. Ello implica asumir costo administrativo que significa destinar al personal dedicado a la manutención de la planilla o al custodio de la misma y a la generación de copias adicionales a las permitidas.
8. Otras de las obligaciones que se desprende de la actual norma es que el contenido de las planillas entre las que figuran los datos del trabajador, nacionalidad y documento de identidad, fecha de ingreso o reingreso, cargo u ocupación, número de registro o código de asegurado o afiliado a los Sistemas Provisionales y fecha de cese. A ello se debe adicionar las remuneraciones, el número de días y horas trabajadas, el número de horas trabajadas en sobre tiempo, deducciones, otros pagos y otra información adicional que considere conveniente el empleador.
9. Con la dación de la nueva norma se obliga a determinadas personas jurídicas a administrar los RTPS o Planillas Electrónicas. Esto por cuanto la norma exige que aquellos que tengan 3 o más trabajadores y/o Prestadores de Servicios están obligados a administrarlas. Nos preguntamos, si la organización que tuvo al 31 de julio 2006 posee 3 trabajadores y 4 prestadores de servicios ¿está obligada a administrar una Planilla Electrónica? Consideramos que sí debe acogerse al espíritu de la norma ya que el legislador lo que busca es identificar la relación laboral y los contratos de locación de servicios han sido el pretexto de las empresas para encubrir contratos de trabajo. Y si la empresa luego de haberse acogido al sistema de Planilla Electrónica se queda con tres trabajadores y tres prestadores de servicios ¿puede regresar a las Planillas en soporte papel?, consideramos que de la misma manera como se reguló la obligación de no dar marcha atrás en el uso de los PDT por parte de las empresas igualmente la decisión de la Administración de Trabajo como de la Administración Tributaria será la de impedir que regresen al sistema anterior (27).
10. El hecho de que exista la obligación de administrar el Registro de Trabajadores y Prestadores de Servicios (RTPS) o las denominadas Planillas Electrónicas implica el surgimiento de un escenario complejo que involucra actividades profesional vinculadas a las de Organización Métodos y Sistemas, Tributarias y Laborales que deben ser considerados de antemano a efectos de prepararse ante la puesta en marcha de todo el escenario de fiscalización que se desencadenará como consecuencia de la aplicación de la norma sobre el RTPS.
11. Por lo indicado, desde la perspectiva de Organización Métodos y Sistemas ya la misma Administración de Trabajo ha puesto de manifiesto en los Considerandos de la norma que no está en la posibilidad de viabilizar el sistema de recepción y archivo de planillas electrónico para lo que recurre a la SUNAT con la finalidad que sobre la base de su sistema electrónico desarrolle el Registro propuesto en la norma. Aquí existe entonces un primer ítem a considerar.
La SUNAT ya posee una plataforma de trabajo que ha derivado en el uso de los PDT y el Sistema de Operaciones en Línea (Clave SOL) (28). Recordemos que en el caso de Remuneraciones la SUNAT dispuso la existencia del PDT 600 cuya seguridad se vincula con la pronta aplicación de las claves electrónicas a los referidos formularios virtuales. Así que es muy probable que similar forma de formulario virtual (PDT) sea utilizada con la finalidad de viabilizar el documento (Planilla) que sea remitido por los empleadores y hasta muy probable que sea el que reemplace al PDT remuneraciones. No obstante es de verse qué formatos serán publicados por la Administración de Trabajo en su portal electrónico para que metodológicamente o razonablemente podamos afirmar si los PDT son la base de la que se considerará como la Planilla Electrónica.
12. Siendo lo más probable que se recurra a éste tipo de formatos, debemos resaltar que la información que deba ser incorporada es de tal tipo que involucra a todas las obligaciones derivados de los pagos de remuneraciones las que servirán a la Autoridad de Trabajo para efectuar sus propias inspecciones con el objetivo de identificar el cumplimiento o no de las obligaciones laborales, pero más aún a la misma Administración Tributaria que le servirá para controlar el cumplimiento de los pagos atribuidos a rentas de cuarta, quinta categoría, así como las obligaciones formales que se deriven de éstas.
Por lo indicado, es claro que verse que los datos a insertar en la Planilla Electrónica se referirán adicionalmente a los importes a computarse los que servirán de base para los cálculos automáticos que generaría el propio programa de tal manera que pueda liquidar el mismo documento el importe a pagar no solo por conceptos remunerativos sino los tributos que se deriven de ello.
13. A este respecto debemos indicar que se puede apreciar del Anexo del D.S. Nº 015-2005-TR, en comparación al D.S. Nº 001-98-TR, que la norma a regir desde agosto del 2006 no sólo da cabida a la liquidación de la remuneración a pagar sino a los tributos a pagar como el caso de las retenciones de quinta (contratos de trabajo), las de cuarta categoría (contratos de locación de servicios), las contribuciones como es el caso de EsSalud, Senati; seguros Es Salud Vida y previsionales como AFPS y ONP. Por lo indicado, el escenario no sólo apunta al cambio de formato sino sobre todo a la estandarización de la información y su manejo automático a través de éste medio denominado por nosotros como Planilla Electrónica que abre las puertas a un mega documento de control que en éstos momentos debe hacer reflexionar a los empleadores acerca de su destino como organización y darle curso a la reestructuración orgánica de sus entes económicos para que su economía no se vea afectada.
14. Más aún se halla normado el tema de los Prestadores de Servicios entendidos como personas naturales que desarrollan actividades de cuarta categoría (cuarta quinta) o profesionales o basados en su capacidad de desarrollar un oficio. En ese caso tenemos a los abogados, contadores, pintores, entre otros quienes deberán ser considerados en el referido Registro de Trabajadores y Prestadores de Servicios. Es decir, que la posibilidad de utilizar los contratos de locación de servicios a efectos de evitar que se incorporen cargas sociales a la organización encontraría la perfecta posibilidad de ser perseguibles con la información consignada en el RTPS.
Por lo indicado es necesario que se adopten las decisiones necesarias a efectos de que los que estaban desarrollando labores del giro con las características de un contrato de trabajo bajo el manto aparente formal de un contrato de Prestación de Servicios, sean adecuadamente viabilizados y considerados en la planilla o tomar en contrato de locación de servicios a aquellos que sí puedan no estar desarrollando la labor del empleador o en su caso adoptar la mejor decisión de que ellos formen parte de una entidad separada que brinde servicios dentro de un escenario de tercera categoría con lo que podría darse cabida a la figura contractual de los outsourcing; es decir empresas que debido a su especialización son contratadas para que brinden servicios de asesoría o consultoría y siempre que el servicio no sea el mismo que desarrolla la empresa que los contrata o de manejo especializado, menos los de servicios de mantenimiento y limpieza y seguridad.
15. Asimismo, desde la perspectiva tributaria remunerativa debemos observar que la Ley del Impuesto a la Renta establece el concepto de Remuneración a precio de mercado. Esta norma nos señala que el mercado debe establecer las remuneraciones que para un determinado puesto debe asignarse a un empleado. Por lo indicado, ya que existe la fuerte predisposición de encontrar en diferentes empresas o grupos de empresas a determinadas personas que incorporan a sus familiares a la organización, siendo que si el familiar del socio o accionista o titular de una E.I.R.L. de esa persona supera la del trabajador del mismo rango del familiar, o supera la remuneración del trabajador mejor remunerado o supera el doble de la remuneración de un trabajador de un grado inferior la diferencia identificada como exceso será considerado como dividendo y se atribuirá al socio o accionista (29). Con ello y con la información que maneje SUNAT sobre el precio de mercado de remuneraciones estaría en la posibilidad de materializar todas alas evasiones o elusiones en las que los empleadores habrían incurrido puesto que la Administración Tributaria podría fácilmente comparar las declaraciones tributarias de una organización de similares organizaciones con las planillas de las indicadas empresas e identificar la existencia de infracciones tributarias sustanciales y formales.
III. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
1. No obstante estar prevista en la normativa sobre planillas que se regulara las autorizaciones de Planillas mediante Microformas (Segunda Disposición Transitoria y complementaria del D.S. Nº 001-98-TR), el Ministerio de Trabajo no procedió a regularla debido a la dificultad técnica que existía ya que debía desarrollar una línea de Producción de microformas como una institución autorizada por INDECOPI a efectos de brindar el servicio de Certificación; es decir deberían adquirir equipos a efectos de brindar el servicio de producción y/o archivo de las microformas que sean el soporte de las planillas y en su caso contratar Fedatarios Juramentados con Especialización en Informática para que den fe de la producción de las microformas, o en todo caso subcontratar a una empresa que produciría las microformas o que brinde el servicio de archivo de microformas.
2. Otra de las razones por la que era impracticable dar autorización de planillas utilizando a las microformas tal como estaba conceptuada desde la óptica formal laboral era que se contraponía a la lógica contenida en el Decreto Legislativo Nº 681 ya que ésta última norma lo que regulaba es la transformación de un documento final en el que esté consignada toda la información o datos (sea papel o digital) a Microformas mientras que en el caso laboral la Autorización del Ministerio de Trabajo debía versar sobre el documento en el que se consignaría en forma posterior la información sobre los trabajadores.
3. A pesar de lo impracticable de la autorización con microformas, las empresas y profesionales han procedido a la conversión de las planillas autorizadas en soporte papel a microformas puesto que la planilla en soporte papel en la que se consignaban los datos de los trabajadores es un documento final u original y sobre la base de éste documento el Fedatario Juramentado y las empresas de micrograbación podían convertirlos en Microformas tal como lo posibilitaba el D. Leg. Nº 681.
4. La norma reguladora de lo que catalogamos como Planilla Electrónica o el Registro de Trabajadores y Prestadores de Servicios (RTPS) o las denominadas Planillas Electrónicas posee un escenario complejo que involucra para su concresión identificar escenarios diversos del tema como son: Organización Métodos y Sistemas, tributarios y laborales que deben ser considerados de antemano a efectos de prepararse ante la puesta en marcha de todo el escenario de fiscalización que se desencadenará como consecuencia de la aplicación de la norma sobre el RTPS.
El Ministerio de Trabajado al no estar capacitado (desde la perspectiva de Organización Métodos y Sistemas) a viabilizar el sistema de recepción y archivo de planillas electrónico ha recurrido a la SUNAT con la finalidad que sobre la base de su sistema electrónico desarrolle el Registro propuesto en la norma el que consideramos se estructurará sobre la base de la plataforma de trabajo que ha derivado en el uso de los PDT y el Sistema de Operaciones en Línea (Clave SOL) lo que inclusive nos anima a sustentar que el PDT 600 debería ceder su paso a la Planilla que se regula mediante el D.S. Nº 015-2005-TR.
5. Las organizaciones que al 31 de julio 2006 posean 3 trabajadores y 4 prestadores de servicios están obligadas a administrar una Planilla Electrónica pues ese es el espíritu de la norma ya que el legislador lo que busca es identificar la relación laboral y los contratos de locación de servicios que han sido servido para encubrir contratos de trabajo. Asimismo, somos de la opinión que una organización luego de haberse acogido al sistema de Planilla Electrónica ya no podrá regresar a las Planillas en soporte papel como ocurrió con la obligación de uso de los PDT por parte de las empresas.
6. La información que será incorporada a la referida Planilla es de tal tipo que involucra a todas las obligaciones derivadas de los pagos de remuneraciones las que servirán a la Autoridad de Trabajo para efectuar sus propias inspecciones con el objetivo de identificar el cumplimiento o no de las obligaciones laborales, pero más aún a la misma Administración Tributaria que le servirá para controlar el cumplimiento de los pagos atribuidos a rentas de cuarta, quinta, así como las obligaciones formales que se deriven de éstas.
7. Al regularse la inclusión en la Planilla de los Prestadores de Servicios entendidos como personas naturales que desarrollan actividades de cuarta categoría (cuarta quinta) o profesionales o basados en su capacidad de desarrollar un oficio; la Administración de Trabajo y la SUNAT podrían identificar no sólo la existencia de contratos de trabajo basados en el Principio de la Primacía de la Realidad sino que se podría identificar los elementos necesarios para manejar información referida a los precios de mercado remunerativo que regula la Ley del Impuesto a la Renta
8. Por lo indicado, nuestras recomendaciones estarían orientadas a que los empresarios que calcen en el supuesto obligacional de las RTPS, efectúen la auditoría en organización métodos y sistemas, laboral y tributaria que les permita identificar las contingencias que se puedan derivar de proporcionar la información que requiera la administración en la Planilla Electrónica. Asimismo, es necesario adoptar las decisiones del caso tendientes a incorporar a las personas que poseen contratos de locación de servicios en la planilla o reestructurar sus labores con los comitentes (empleadores) a efectos de que no se vean involucrados en un contrato de trabajo que afecten con cargas sociales a las empresas. Asimismo, es necesario identificar si la organización posee relación laboral con trabajadores en relación de parentesco por consanguinidad o afinidad a efectos de evitar que se apliquen los criterios de remuneración de mercado y afecten tributariamente a los socios, accionistas o titular de una E.I.R.L.
NOTAS:
(1) Artículo 2º primer párrafo del D.S. Nº 001-98-TR.
(2) Artículo 2º segundo párrafo del D.S. Nº 001-98-TR.
(3) Artículo 5º del D.S. Nº 001-98-TR.
(4) Artículo 3º del D.S. Nº 001-98-TR.
(5) Artículo 4º del D.S. Nº 001-98-TR.
(6) Artículo 6º del D.S. Nº 001-98-TR.
(7) Artículo 7º del D.S. Nº 001-98-TR.
(8) Artículo 8º del D.S. Nº 001-98-TR.
(9) Artículo 10º del D.S. Nº 001-98-TR.
(10) Artículo 11º del D.S. Nº 001-98-TR.
(11) Artículo 12º del D.S. Nº 001-98-TR.
(12) Artículo 14º del D.S. Nº 001-98-TR.
(13) Artículo 15º del D.S. Nº 001-98-TR.
(14) Artículo 16º del D.S. Nº 001-98-TR.
(15) Artículo 17º del D.S. Nº 001-98-TR.
(16) Artículo 18º del D.S. Nº 001-98-TR.
(17) Artículo 19º del D.S. Nº 001-98-TR.
(18) Artículo 20º del D.S. Nº 001-98-TR.
(19) Artículo 21º del D.S. Nº 001-98-TR.
(20) Artículo 22º del D.S. Nº 001-98-TR.
(21) Artículo 23º del D.S. Nº 001-98-TR.
(22) Artículo 2º del D.S. Nº 015-2005-TR.
(23) Unica Disposición Transitoria del D.S. Nº 015-2005-TR.
(24) Artículo 3º del D.S. Nº 015-2005-TR.
(25) Artículo 5º del D.S. Nº 015-2005-TR.
(26) Artículo 6º del D.S. Nº 015-2005-TR.
(27) El segundo párrafo del Artículo 14º de la Resolución SUNAT Nº 002-2000-SUNAT establece esta obligación.
(28) En nuestro Artículo "La Obligación Tributaria Formal, Las Declaraciones Juradas Virtuales (PDT) y el Valor de los Documentos Informáticos. ¿Estamos seguros o a merced de la Administración Tributaria (SUNAT)?, hemos descrito las obligaciones formales tributarias referidas a sustentar las operaciones que realicen los contribuyentes. Tomado de REDI Nº 088 Noviembre del 2005: http://www.alfa-redi.org/rdi-articulo.shtml?x=3635 [3].
(29) El Artículo 19-A del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta que regula los incisos n y ñ del Artículo 37º de la Ley del Impuesto a la Renta establece los criterios que deben ser considerados para identificar el precio de mercado remunerativo del caso.
Disponível em: http://www.alfa-redi.org/node/138 [4]