Sobrevivir siendo digital

De: Paloma Llaneza
Fecha: Octubre 2001
Origen: Noticias Jurídicas

El hundimiento de las torres gemelas fue acompañado de una nube de confeti. Miles de papeles volaron y se perdieron sepultados junto con las ruinas de las Torres Gemelas. Muchos de estos papeles pertenecían a los despachos de abogados, bancos de inversiones y empresas de intermediación bursátil que tenían su sede en los dos principales edificios del complejo del World Trade Center.

Tras el atentado de las Torres Gemelas en 1993, buena parte de las empresas que ocupaban sus oficinas adoptaron planes de contingencia ante desastres que incluían un "Disaster Recovery Plan" o estrategias que les permitían recuperar los documentos y sistemas vitales de las empresas en el menor tiempo posible y sin que se perdiera información de difícil recuperación que afectase, no sólo a sus clientes, sino a la propia administración de las mismas. Las empresas y firmas con archivos digitalizados y backups fuera de sus oficinas, como las de brokers, han sobrevivido mejor al atentado del pasado 11 de septiembre que las basadas en papel, como las firmas de abogados.

La intermediación bursátil está absolutamente digitalizada. En EEUU, la SEC (US Securities and Exchange Commission) tiene establecidas normas que hacen de la bolsa un mercado electrónico. En España tenemos un sistema similar, conocido por "mercado continuo". Gracias al SIBE (Sistema de Interconexión Bursátil) la venta de acciones se anotan en el Servicio de Compensación y Liquidación de Valores (SCLV) en segundos y sin intercambio de documento en formato papel. Las antiguas acciones con el logo de la empresa, los cupones recortables y la firma del secretario ya sólo se encuentran enmarcadas en despachos de abogados y corredores de comercio. Son objeto de coleccionista. La Ley del Mercado de Valores española introdujo el concepto de "título valor", que representa las acciones de las empresas cotizadas mediante anotaciones contables. Al pasar las acciones a ser "valores etéreos" y desvinculados del papel, su negociación es puramente electrónica. Este sistema, igual que el empleado en EEUU, permitió a las agencias de brokers afectadas por el atentado comenzar sus operaciones tan pronto encontraron espacio físico donde ubicar sus equipos. El retraso de la apertura de la Bolsa de Wall Street se debió a la destrucción parcial de los sistemas de comunicación de fibra óptica y a los problemas de desescombro en la zona, no a una pérdida real de información de las operaciones bursátiles. Tal vez, aquéllas que se estaban realizando en los momentos anteriores al atentado se hayan perdido temporalmente al estar siendo "picadas" en esos momentos en las sedes atacadas. La robustez de los sistemas empleados por las firmas de intermediación bursátil, la existencia de "mirrors" y el seguimiento escrupuloso de las políticas de copia de seguridad ha hecho de los documentos el menor de los problemas en estos días de absoluto caos. La cosa no ha ido igual de bien para los abogados.

Los abogados y tribunales trabajan aún de manera mayoritaria en formato papel. Los grandes despachos anglosajones según se han ido especializando en "corporate law", en el Derecho cercano a los sectores económicos más digitalizados, han ido integrando sus procesos y realizando sus documentos de manera electrónica. Muchos despachos de este tipo han provisto a sus letrados de Palm Pilots para que, donde estén y a la hora que estén, rellenen las clásicas "hojas de trabajo" para que se facture en tiempo real al cliente cualquier gestión que el abogado realice, fuera y dentro de la oficina. También han establecido algunas herramientas de comunicación con clientes mediante la creación de intranets, que permite no sólo la comunicación digital con los clientes y el acceso de éstos a todos sus expedientes depositados en los despachos, sino algo mucho más maquiavélico: comprobar si el letrado está trabajando en su asunto en el momento que le ha dicho que lo haría. Se acabaron, pues, las excusas. Las grandes firmas tienen, además, motores de facturación que, con una frecuencia temporal de 15 minutos, les permite controlar el trabajo efectivo del profesional y facturar al cliente el trabajo que el abogado realiza para él.

Más de doce bufetes, incluidas algunas de las firmas más importantes del mundo, tenían oficinas a las Torres Gemelas y los edificios vecinos. De los 76.000 letrados que trabajan en la ciudad de Nueva York, 14.000 se han quedado sin despacho adonde volver. La pérdida documentos ha sido importantísima, según reconoce el portavoz del New York State Bar Association (NYSBA), Andrew Martin, que cree que no se conseguirá volver a la normalidad hasta finales de año. Sin embargo, las recomendaciones de la página de la NYSBA y las medidas adoptadas por el Gobernador del Estado, George Pataki, hacen pensar que este pronóstico es más bien optimista.

Se han perdido documentos importantes o vitales así como las copias de seguridad de los registros informáticos que se encontraban almacenadas dentro de las propias oficinas de las firmas de abogados. La Association for Legal Administrators recoge en su página web numerosos informes y artículos sobre como prevenir la pérdida de documentación en caso de siniestro. El "Disaster Planning and Recovery for Technology Resources" establece diversas técnicas para prepararse ante la posibilidad de catástrofes en las que se pueda perder informaciones "vitales" del despacho. Información vital es tanto la relación de clientes y el entramado administrativo de la firma como los documentos que, por su propia naturaleza, se encuentran siempre en papel: testamentos, codicilos, inventarios de bienes, correspondencia con el letrado de la parte contraria en un pleito, memorandos y notas del abogado sobre la estrategia procesal, transcripciones de testimonios, escritos procesales y las pruebas originales y únicas que se entregan a cada parte del proceso para su estudio antes del juicio. Perder una prueba puede llevar al archivo de un asunto; si es penal, puede llevar al sobreseimiento de una causa. Buena parte de estos documentos son insustituible. A pesar de la recomendación de digitalizar los documentos propios y los que se reciben de la parte contraria, el día a día del ejercicio de la abogacía impide realizar esta operación cuando se trata de miles de folios de un procedimiento judicial o de pruebas físicas no documentales.

La NYSBA da consejos sobre como recuperar los documentos perdidos en el atentado. Los correos electrónicos se solicitarán a los servidores. Los documentos y correspondencia recibidos del cliente, se obtendrán del propio cliente, si es que éste ha tenido la cautela de hacer copia de la documentación antes de entregársela a su abogado. De los abogados contrarios se obtendrán las copias de los documentos y correspondencia remitida por estos. El NYSBA aclara que no se atenta al secreto profesional por prestar ayuda al abogado damnificado. Si parte de los documentos se encuentran en un procedimiento judicial, se sugiere que se obtengan copia directamente de los tribunales. En la propia página del NYSBA se recoge una nota de los tribunales de Nueva Jersey en donde se facilita un número de teléfono y fax donde pueden dirigirse los abogados para solicitar copias de los documentos procesales perdidos. Los 75¢ de dólar que se pagaba por página fotocopiada se perdonarán en el caso de que se trate de copias de documentos perdidos en los atentados.

La página del NYSBA también incluye un formulario de petición de asistencia para que los abogados afectados por el atentado. Aquellos que hayan sufrido la destrucción de su oficina o no puedan acceder ella, pueden solicitar ayuda para establecimiento de una nueva oficina, equipos, suministros, apoyo de personal temporal y de otros abogados. Se ha abierto en el sitio una lista de voluntarios.

Estas recomendaciones reflejan un estado de dificultad extrema en los tribunales de Nueva York. El mismo día de los atentados, el Gobernador del Estado, George E. Pataki, acordó la suspensión temporal de los plazos procesales para la presentación apelaciones en los juzgados de familia así como la presentación de recursos de ante los "Court of Claims". Igual medida se aplicó a los plazos de prescripción y apelación. Tanto el Estado como la ciudad de Nueva York adoptaron sendas medidas de suspensión de los plazos de presentación de impuestos. La "New York State Office of Taxation and Finance" dependiente del gobernador Pataki ha ampliado los plazos de presentación y pago de impuestos haciendo uso de la Sección 171 de la "Tax Law" que permite la ampliación de plazos por un período máximo de 90 días. También se ha prorrogado el plazo de pago de algunos impuestos federales.

New York State Bar Association. World Trade Center Disaster Information
http://www.nysba.org/wtc/index.htm

NYSBA FAQ for Lawyers
http://www.nysba.org/wtc/faqslawyers.htm

Página del Gobernador del Estado
http://a.www.state.ny.us/governor/

Tribunales de Nueva York
http://www.courts.state.ny.us/

Ayuntamiento de Nueva York
http://home.nyc.gov/

Internal Revenue Services. Department of the treasure
http://www.irs.ustreas.gov/

US Securities and exchange commission
http://www.sec.gov/secnero.htm

ALA, Association for Legal Administrators. Disaster Planning and Recovery for technology resources
http://www.alanet.org/periodicals/disaster_index.html

Orden de la "New York State Office of Taxation and Finance" de ampliación del plazo de pago de impuesto de sociedades estatal
www.tax.state.ny.us

Orden de ampliación de pago de los impuestos municipales http://home.nyc.gov/portal/index.jsp?pageID=nyc_business&catID=95

Orden de suspensión de los plazos de apelación
http://www.nysba.org/wtc/executiveorder11312.html

Legal TechAid
http://www.microlaw.com/nyrelief/index.htm#listserve.

The Paper LESS Office
http://www.microlaw.com/cle/plessindex.html

Document management
http://www.microlaw.com/cle/docmanindex.html

Mobile lawyering
http://www.microlaw.com/cle/moblawindex.html

Disponível em: http://noticias.juridicas.com/articulos/20-Derecho%20Informatico/200110-36551415910112871.html