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ASPECTOS LEGALES RELATIVOS AL PROBLEMA "AÑO 2000"
1. RESUMEN
2. ANTECEDENTE
3. INVENTARIO TÉCNICO / LEGAL
4. ASPECTOS GENERALES DE LOS CONTRATOS.
4.1. Posible Obligación de los Proveedores de corregir el Problema "Año 2000".
4.2. Restricciones de Derechos de Autor en Licencias de Software.
4.3. Posible Obligación de los Proveedores Outsourcing para corregir Problemas "Año 2000".
4.4. Cambios de producto.
4.5. Datos provenientes de terceros.
5. ASPECTOS RELATIVOS A DECLARACIONES ANTE AUTORIDADES, CONSUMIDORES Y OTRAS ENTIDADES.
5.1. Estándares Contables.
5.2. Estándares de Auditoría Financiera.
5.3. Ley del Mercado de Valores y Securities Law.
6. RESPONSABILIDADES
6.1. Responsabilidad potencial de los Funcionarios y Consejeros de una Compañía Pública que no hagan manifestaciones respecto al Problema "Año 2000"y no logren corregirlo en tiempo.
6.2. Responsabilidad de Consejeros, Funcionarios, Mandatarios y Empleados de la Sociedad.
7. REQUERIMIENTOS LEGALES

1. RESUMEN
1. Debe determinarse la posibilidad de que todos los proveedores de hardware y software corrijan el problema a su propio costo o compartiéndolo, con base en los contratos celebrados y en las garantías que se hayan otorgado.
2. En caso de no haber Contratos celebrados, negociar con los proveedores la corrección o auxilio para la misma.
3. En los contratos de mantenimiento, prestar especial atención en su duración, para determinar si el proveedor está o no obligado a corregir el problema.
4. Exigir a nuestros proveedores de servicios, sobre todo aquellos con los que se intercambia información mediante nuestros sistemas, que sean 100% compatibles con el cambio de fecha.
5. Solicitar autorización a los titulares del derecho de autor sobre software, para revertir la ingeniería y corregir el problema, en caso de que se opte por esto último.
6. Al ser una compañía pública, se debe declarar cualquier contingencia "razonablemente posible" que pueda afectar a la empresa.
7. Para evitar responsabilidades civiles y/o penales, deberá actuarse en conjunto con los proveedores y prestadores de servicios, documentando todo el procedimiento.
8. Es sumamente importante tener en cuenta, que en la legislación mexicana no existe disposición alguna relativa al tema, por lo que todo el estudio se basa en figuras similares que pueden ser aplicadas. Por lo mismo, el obligar a los proveedores a crear upgrades o a corregir su software puede ser sumamente difícil y de resultado incierto. De igual forma, el establecer responsabilidades de terceros o de Consejeros, funcionarios o empleados de la sociedad, puede ser complicado y, seguramente, demorar durante meses o años.


2. ANTECEDENTE
El Problema "Año 2000" se desprende del hecho de que durante 20 años, muchos de los programas de computación realizados (mainframe, client/server y computadoras personales), utilizaron sólo dos dígitos para especificar el año, en lugar de cuatro. Por lo tanto, el 1º de enero de 2000, a menos de que el software se corrija, muchas computadoras con software sensible a fechas, reconocerán el año como "00" y asumirán que se trata de "1900". Esto puede forzar a la computadora a reinicializarse o apagarse o puede realizar operaciones incorrectas. En el pasado, los programadores utilizaron dos dígitos en lugar de cuatro para referirse al año ahorrando memoria (entonces muy costosa) durante el procesamiento de datos.

3. INVENTARIO TÉCNICO / LEGAL
El primer paso que se debe tomar es preparar un inventario del hardware y software utilizado en todas las áreas de la empresa.
Una vez que todo el hardware y software ha sido identificado, el área legal deberá localizar y revisar los Contratos de Compraventa, Licencia y Mantenimiento relativos al hardware y software proveniente de terceros, con el objeto de identificar a los proveedores (razón o denominación social correcta) y solicitar información acerca de upgrades corregidos de los productos.

4. ASPECTOS GENERALES DE LOS CONTRATOS.
4.1. Posible Obligación de los Proveedores de corregir el Problema "Año 2000".
Una vez localizados y revisados los Contratos, se estará en posibilidad de clasificarlos según su relevancia. Por ejemplo, si el Contrato de Licencia está acompañado de un Contrato de Mantenimiento a largo plazo, que se prolongue más allá del 1º de enero de 2000, el vendedor podría tener la obligación de corregir el Problema "Año 2000" de su software bajo su exclusiva responsabilidad y costo.
Problema: Sin embargo, algunos proveedores podrán argüir que el Problema "Año 2000" era bien conocido en la industria computacional y constituye un "riesgo asumido" por el comprador, negándose a proveer los upgrades necesarios sin costo adicional.
4.2. Restricciones de Derechos de Autor en Licencias de Software.
Debe tenerse en cuenta que los Contratos de Licencia contienen restricciones respecto a mostrar o proveer copias del software a terceros sin el consentimiento del licenciante; asimismo, la Ley Federal del Derecho de Autor prohibe expresamente la decompilación o la reversión de la ingeniería en las aplicaciones de software.
Por lo anterior, antes de entregar cualquier copia a terceros o intentar corregir el Problema "Año 2000" mediante la reversión de la ingeniería del software, deberá contactarse a los proveedores solicitando el upgrade o el consentimiento para realizar la modificación inclusive por terceros.
4.3. Posible Obligación de los Proveedores Outsourcing para corregir Problemas "Año 2000".
También se deben revisar todos los Contratos de Outsourcing para determinar si los proveedores pueden o no tener la obligación de asumir la corrección del Problema "Año 2000" y todo el trabajo relacionado a su costo. Deberá prestarse especial atención en las disposiciones en que el proveedor se obligue a corregir cualquier "defecto", "bug" o "virus" encontrado en el software.
Problema: Igual que en el caso de proveedores de software, los proveedores outsourcing pueden resistirse a crear upgrades corregidos cuyo costo sea incluido en los pagos previamente pactados. En estos casos se puede optar por exigir por escrito la corrección al proveedor en lugar de ejercitar acciones legales (generalmente muy tardadas), indicando que en caso de oposición, la empresa corregirá por su cuenta el problema, reservándose el derecho a demandar posteriormente el reembolso de todos los gastos en que haya incurrido.
4.4. Cambios de producto.
Muchos proveedores en lugar de incurrir en los costos de crear upgrades podrán abandonar sus productos de hardware y/o software por dos razones: (a) por el alto costo que puede implicar la corrección del Problema "Año 2000" y (b) eliminar del mercado segundos usuarios de hardware forzando a los consumidores a adquirir equipos nuevos y más costosos. Será necesaria una revisión cuidadosa de los contratos para determinar la posibilidad de que el proveedor obligue a este cambio de productos.

4.5. Datos provenientes de terceros.
Al recibir información de terceros, la Compañía es vulnerable a que la misma sea preparada en hardware y/o software incompatible con el Año 2000, por lo que deberá: (a) contactar a los terceros para determinar y/o conocer sus respectivos planes de contingencia y (b) monitorear su progreso en el cumplimiento de dichos planes.
Estudio: El área legal debe analizar asimismo la forma de exigir indemnizaciones y de fincar responsabilidades por daños que lleguen a ocasionarse por información incompatible con el Año 2000 proporcionada por terceros.

5. ASPECTOS RELATIVOS A DECLARACIONES ANTE AUTORIDADES, CONSUMIDORES Y OTRAS ENTIDADES.
5.1. Estándares Contables.
Los principios para la preparación de los Estados Financieros de una Empresa son los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados por el Instituto Americano de Contadores Públicos y el Financial Accounting Standards Board.
Uno de estos principios (el SFAS 5 "Contabilidad para Contingencias") señala que las contingencias que sean razonablemente posibles, sea o no factible calcular o estimar su monto, deben ser declaradas en una nota en los Estados Financieros.
5.2. Estándares de Auditoría Financiera.
El SFAS 5 define "Contingencia" como una condición, situación o conjunto de circunstancias inciertas que puedan ocasionar una ganancia o pérdida a la Empresa cuando uno o más eventos futuros ocurran o dejen de ocurrir. Utiliza tres clasificaciones: probable, remoto o razonablemente posible. Si es razonablemente posible que la Compañía no resuelva el Problema "Año 2000" a tiempo, de acuerdo al SFAS 5 deberá de indicar este hecho en una nota en los Estados Financieros.
Los Auditores Externos podrán presionar para realizar la Nota en los Estados Financieros, en caso de que la Compañía considere que el Problema "Año 2000" no será resuelto en tiempo, pues son considerados expertos por las leyes mexicanas como por las norteamericanas, que les imponen responsabilidad por la inscripción de datos falsos en la contabilidad o en los informes que deban proporcionar a las Autoridades.
Las Compañías Públicas están obligadas a presentar un informe cuatrimestral y anual ante la US Securities and Exchange Commission, en los cuales deben incluirse una sección llamada "Management's Discussions and Analysis of Financial Conditions and Results of Operations" (MD&A).
5.3. Ley del Mercado de Valores y Securities Law.
La Comisión Nacional de Valores puede suspender o cancelar el registro de los emisores que proporcionen información falsa o que induzca al error sobre su situación económica (artículo 16 LMV), asimismo para mantener la inscripción de valores, los emisores deberán satisfacer entre otros requisitos, los siguientes: a) que se prevea razonablemente que tendrán solvencia y liquidez y b) que proporcionen la información que la Comisión Nacional de Valores determine (artículo 14 LMV).
Además de la cancelación o suspensión del registro, la Comisión Nacional de Valores podrá imponer multas de 200 a 3000 días de salario por proporcionar dichas informaciones falsas. En el caso de personas morales las multas podrán ser impuestas tanto a las Sociedades como a sus Consejeros, Directivos, Empleados o Apoderados que sean responsables de la infracción.
Por otro lado, en la sección MD&A se establece que "la discusión y el análisis se deben enfocar específicamente en sucesos materiales e inciertos conocidos para la administración, que pudiera provocar que la información financiera registrada no sea necesariamente indicativa para los resultados de las operaciones futuras o para la condición financiera futura. Esto incluiría descripciones y cantidades de (a) cuestiones que pueden tener un impacto en operaciones futuras y que no han tenido impacto en el pasado y (b) cuestiones que han tenido un impacto en operaciones registradas y que no se espera que tengan un impacto en operaciones futuras".
Ilustra lo anterior el SEC's Securities Act Release No. 6385, que indica que se debe manifestar cualquier hecho cuando "la incertidumbre es conocida para la administración y sea razonable que tenga efectos materiales en la condición financiera o los resultados de las operaciones de la emisora".
Básicamente, la manifestación será requerida de acuerdo con la sección MD&A, a menos de que se decida que, derivado del Problema "Año 2000", "sea poco probable sufrir un efecto material en la condición financiera del emisor o en los resultados de sus operaciones".


6. RESPONSABILIDADES
6.1. Responsabilidad potencial de los Funcionarios y Consejeros de una Compañía Pública que no hagan manifestaciones respecto al Problema "Año 2000" y no logren corregirlo en tiempo.
Como se mencionó arriba, bajo ciertas circunstancias, es posible que una compañía pública tenga el deber de manifestar su Problema "Año 2000" en la sección MD&A de sus reportes cuatrimestrales y anuales y en sus estados financieros.
La Sección 6 (a) del 1933 Act requiere que cada declaración de registro (incluyendo el Prospecto) sea firmada por los principales ejecutivos y la mayoría de los miembros del Consejo de Administración de la emisora.
La Ley del Mercado de Valores y la Sección 11(a) del 1993 Act, hace responsable de la declaración de registro a cada firmante y a cada Director de la emisora, firme o no la misma, y les impone sanciones por declaraciones erróneas y omisiones que induzcan al error a terceros.
6.2. Responsabilidad de Consejeros, Funcionarios, Mandatarios y Empleados de la Sociedad.
Los miembros del Consejo de Administración son considerados representantes de la sociedad y la responsabilidad de los mismos es únicamente ante la Asamblea de Accionistas y/o los accionistas en particular. En caso de que el Problema "Año 2000" no sea corregido en tiempo, la Asamblea de Accionistas o cualquier accionista afectado directamente podrá ejercitar diversas acciones en contra de uno o todos los miembros del Consejo de Administración.
En el caso de Funcionarios, Mandatarios y otros empleados que cuenten con poderes, la sociedad directamente puede ejercitar las acciones necesarias para fincar diversas responsabilidades.
Las obligaciones de los mandatarios son, entre otras, cuidar el negocio como propio cuando no haya otras instrucciones expresas de la sociedad; dar cuentas exactas de su actuación, cuando la sociedad se lo requiera; indemnizar a la sociedad y a terceros con quienes se haya relacionado en nombre de la sociedad, en caso de daños y perjuicios por exceso o incumplimiento de sus deberes;
Por su parte, los Comisarios de la sociedad son responsables ante la Asamblea de Accionistas por los datos falsos o incorrectos o por las omisiones que presenten en sus informes.
También puede establecerse responsabilidad penal en contra de los miembros del Consejo de Administración, Funcionarios, Gerentes y empleados de la empresa, cuando por no corregir el Problema "Año 2000" se cause un daño a terceros, actualizándose el supuesto del Daño en Propiedad Ajena, entre otros posibles delitos.
El artículo 7 del Código Penal establece que en los delitos de resultado material (como el Daño en Propiedad Ajena), se atribuye la comisión del mismo al que omita impedirlo, teniendo el deber de actuar para ello, derivado de una ley, un contrato o de su propio actuar anterior.
El daño en propiedad ajena se actualiza cuando se ocasiona a un tercero una injuria patrimonial, ya sea causando un daño, destrucción o deterioro del patrimonio.

7. REQUERIMIENTOS LEGALES
1. Listado de Proveedores de Hardware y Software
2. Listado de Proveedores Outsourcing
3. Listado de Prestadores de Servicios con los cuales nuestros sistemas intercambien información o que nos entreguen información para su procesamiento o control en nuestros sistemas.
4. Revisión previa de las cartas que se envíen a los Proveedores solicitando información sobre el Problema "Año 2000".
5. Conocimiento y revisión de las respuestas de los Proveedores a las cartas mencionadas en el párrafo anterior.
Aritgo retirado de: http://www.alfa-redi.org/revista/data/8-2.asp