O processamento da licitação, seja qual for a modalidade a ser utilizada pela Administração, exige a prévia fixação de condições que se prestarão, no caso concreto, a reger o certame, assegurando não só o alcance do que se deseja contratar, como também recebam os diversos participantes um tratamento transparente e igualitário. O instrumento convocatório, como genericamente se denomina o ato convocatório da licitação, tem por objetivos, assim, estabelecer a priori regras que deverão ser seguidas pela comissão de licitação numa situação específica, estabelecendo critérios destinados a avaliar as condições dos licitantes e a vantagem das propostas que serão oportunamente apresentadas. Abordando o tema em comento, assevera CARLOS ARY SUNDFELD (in, "Licitação e Contrato Administrativo" - Malheiros Editores, 1994 - pág. 98) que "A licitação tem início com a divulgação do ato convocatório, denominado edital (ou, no caso específico das licitações por convite, de carta-convite), destinado a normatizar com antecipação tanto o seu desenvolvimento como o regime da futura relação contratual".

Possui o instrumento convocatório, como se percebe, a função de regular, numa hipótese dada, a condução do procedimento e a celebração do contrato que em decorrência será futura e oportunamente celebrado. Necessário ver-se, no entanto, que a norma interna da licitação não afasta a aplicação de regras inscritas na Lei de Licitações e Contratos até porque esta lhe serve de base para a elaboração e não pode haver conflito entre ambas, o que, se vier a ocorrer, ensejará inapelavelmente a nulidade de dispositivo ou de todo o instrumento.

E visando a proporcionar o resultado almejado, qual seja a contratação, deve o instrumento convocatório reunir um conjunto de condições mínimas que criarão, para a Administração e para os participantes, uma necessária vinculação. Em se tratando do edital - espécie do gênero instrumento convocatório - impõe a Lei 8.666/93 um conteúdo básico que se acha explicitado em seu art. 40 e que serve, se bem observado, como um roteiro para a composição do edital, evitando omissões lesivas ao interesse do órgão ou entidade licitadora. Tal conteúdo, no entanto, é aquele que a lei impõe para o edital, não se referindo ela à carta-convite, que é modalidade simplificada de ato convocatório, destinada especificamente ao disciplinamento da licitação na modalidade de convite. A carta-convite até pela característica básica de ser um chamamento direto à licitação, não estará submetida às exigências contidas no citado art. 40 e não terá necessariamente que reunir todos os elementos que ali se acham indicados. Se assim o tivesse desejado o legislador, teria, ao dispor sobre o tema, usado o termo genérico e não apenas se referido ao edital.

Pode e deve o administrador, em relação à carta-convite, fazer carrear apenas os elementos indispensáveis ao disciplinamento e ao processamento do certame, sem preocupar-se em estabelecer regras que venham a se mostrar inadequadas a uma determinada contratação que poderá ser processada de forma simples e ágil, tornando efetivamente mais econômica para a Administração o custo de sua realização. Atento à característica de simplicidade do próprio convite, fará o Administrador, portanto, reunir em seu instrumento convocatório os dados e informações estritamente necessários ao atingimento do seu objetivo, sem onerar a Administração e sem impor ao particular exigências dispensáveis.

Cuidará, assim, para que o objeto que pretende contratar esteja descrito de forma satisfatória, porém objetiva. Informará o tipo de licitação que, em regra, é o de menor preço. Indicará regime de execução ou forma de fornecimento, normas aplicáveis e condições alusivas à apresentação e conteúdo das propostas. Estabelecerá prazos de entrega ou de execução, prevendo as multas para o caso de atrasos ou descumprimento total ou parcial. Além de tais informações, deve-se fazer a indicação da data, hora e local de abertura do certame, com informação sobre os meios de comunicação para esclarecimentos. Oportuno, também, acrescer um item sobre o modo de formalização da contratação e o prazo para esse efeito, estabelecendo, desde logo, a multa para o caso de recusa, nos moldes em lei delineados (art. 81). Tudo isso poderá estar inserido em instrumento padrão, de conteúdo bem reduzido e simplificado, de modo a facilitar o entendimento e a tramitação da modalidade de licitação que foi imaginada pelo legislador para ser simples, barata e descomplicada, mas que dificilmente se vê sendo executada de forma adequada pelos diversos órgãos e entes da Administração Pública.

A contratação, por outro lado, poderá também ser formalizada nos moldes explicitados no art. 62, segunda parte, da Lei 8.666/93, que autoriza, nesse caso, a utilização do que ela denomina de "outros instrumentos hábeis", referindo-se à nota de empenho, carta-contrato, autorização de fornecimento etc. Observa-se que a LLC, de modo claro, imaginou não só a carta-convite como um instrumento simples, como também permitiu que a própria contratação dela resultante fosse concretizada sem maiores exigências, proporcionando à Administração o desapego às formalidades tão em moda no Serviço Público e os gastos desnecessários. A agilidade e a simplicidade com que a Lei de Licitações e Contratos trata o convite e o seu instrumento convocatório não admitem e não toleram fórmulas complicadas e excessivas formalidades.